Plan nadoknade je strukturirana strategija za otplatu pojedinaca koji su imali troškove u ime drugog subjekta. Najčešći primjer ove vrste plana odnosi se na pokrivanje troškova zaposlenika tijekom obavljanja svojih dužnosti. Planovi ovog tipa omogućuju pravodobnu nadoknadu zaposlenika, a također pomažu poslodavcu u vođenju točne evidencije o cjelokupnim troškovima vezanim uz obavljanje zadanog zadatka.
Planovi nadoknade mogu biti strukturirani kao odgovorni i neodgovorni. Plan odgovornosti zahtijeva od zaposlenika da dostavi potvrde o troškovima koji ispunjavaju uvjete za naknadu. Neodgovorni plan nadoknade pokriva troškove za koje nije potrebna potvrda, iako zaposlenik mora prijaviti trošak u pisanom obliku prije nego što dobije naknadu. Na primjer, zaposlenik koji vodi klijente na večeru morat će predočiti račun za obrok kako bi mu se nadoknadili troškovi. Istodobno, ako zaposlenik koristi svoje osobno vozilo u obavljanju poslova u ime poslodavca, on ili ona dostavlja ukupan iznos utrošene kilometraže, obično na troškovniku ili obrascu zahtjeva. Poslodavac utvrđuje iznos isplaćene naknade, na temelju važećih propisa i prakse koja se primjenjuje.
Što se tiče poreznih olakšica, zaposlenik koji sudjeluje u planu povrata obično ne smije potraživati nadoknađene troškove kao odbitke u svojim prijavama poreza na dohodak. Poslodavac može zahtijevati troškove koji su nadoknađeni kao odbici, u skladu s odredbama sadržanim u poreznim zakonima koji su trenutno na snazi u jurisdikciji u kojoj se tvrtka nalazi. U nekim zemljama, zaposlenik će možda morati prijaviti određene oblike naknade kao prihod, posebno u situacijama kao što je kilometraža u kojoj nema posebno dokumentiranih troškova iz džepa.
Širok raspon troškova može biti pokriven planom nadoknade. Zaposlenicima koji putuju kao dio svog posla često je dopušteno podnijeti troškove kao što su zrakoplovna karta, smještaj, najam automobila i obroci za nadoknadu. Zaposleniku se također mogu nadoknaditi troškovi nastali tijekom rada na posebnom projektu za tvrtku, kao što je služenje kao predstavnik poslovanja na lokalnom događaju. Često državni propisi definiraju opseg onoga što se smatra nadoknadivim troškom i koje procedure se moraju poštivati kako bi poslodavac zatražio nadoknađeni trošak prilikom podnošenja porezne prijave. Ovi propisi obično oblikuju interne politike i postupke koje tvrtka koristi za strukturiranje i provedbu plana nadoknade.