Odgovorni plan je mehanizam za nadoknadu zaposlenicima koji imaju troškove vezane uz posao. Ako se plan pravilno vodi, njime se postupa na poseban način za poreze. Za poslodavce i zaposlenike, postoje jasne prednosti postavljanja nadoknade u skladu s planom odgovornosti. Važno je, međutim, imati na umu da su troškovi koji se traže u okviru plana podložni kontroli, budući da su porezne vlasti oprezne u pogledu poslovnih troškova koji se koriste za porezne odbitke.
Prema odgovornom planu, kada zaposlenici troše novac na zalihe i aktivnosti vezane uz posao, a poslodavac ih nadoknađuje, novac se ne smatra dijelom primanja zaposlenika i zaposlenik ne plaća porez na njega. Poslodavac troškove tretira kao porezni odbitak. Za obje strane ovaj aranžman može biti vrlo koristan. Bez odgovornog plana, poslodavac bi morao tretirati povrate kao plaće za porezne svrhe, a zaposlenik bi trebao platiti porez na njih.
Tri karakteristike moraju biti prisutne da bi nešto bilo odgovoran plan. Prvi je da se zaposlenicima moraju nadoknaditi troškovi koji su dopušteni. Plaćanje hotelske sobe tijekom konferencije bio bi primjer legitimnog poslovnog troška. Kupnja ulaznica za predstavu tijekom konferencije, međutim, ne bi se uračunala u plan odgovornosti osim ako je prisustvovanje predstava bilo potrebno iz radnog razloga.
Također mora postojati metoda za evidentiranje i izvještavanje o troškovima u okviru plana odgovornosti. To uključuje podnošenje računa i pažljivo dokumentiranih izvještaja o troškovima, evidentiranje prijeđenih kilometara, izradu izvoda o kreditnoj kartici kako bi se pokazalo koja je kreditna kartica korištena za plaćanje troškova i tako dalje. Konačno, ako se poslodavcima osiguraju prekomjerne naknade, kao na primjer ako se zaposleniku da gotovina prije vremena za put, dodatni novac mora biti vraćen na vrijeme. Dokumentacija koju vodi zaposlenik treba pokazati da su sredstva ostala.
U osnovi, plan troškova iz džepa slijedi ista pravila koja ljudi moraju slijediti kada uzimaju odbitke za troškove koje osobno imaju. Troškovi moraju biti legitimni i dokumentirani, s jasnim tragom informacija koje pokazuju gdje, kada, kako i zašto je novac potrošen. Porezna tijela mogu se odlučiti za reviziju ovih informacija i mogu odlučiti da neki od prijavljenih troškova nisu legitimni i da nisu trebali biti klasificirani u okviru plana odgovornosti. Ljudi mogu izbjeći probleme s papirologijom i smanjiti rizik od revizija savjetovanjem s računovođom kako bi saznali više o dopuštenim troškovima.