Planer korporativnih događaja može biti ključan za planiranje, pripremu, koordinaciju i upravljanje korporativnim događajem. Neki događaji su velikih razmjera i mogu koštati tvrtku mnogo novca. Događaji velikih razmjera mogu zahtijevati tim planera. Ostali korporativni događaji su manje prirode i možda će im trebati samo jedna osoba za planiranje događaja.
Korporacije održavaju mnoge različite vrste događaja. Neki imaju jedinstvene kulturne potrebe za svojim događajem, a drugi imaju specifičnu viziju. Na planeru korporativnih događaja je da shvati kakvu vrstu događaja korporativni čelnik želi ugostiti. Na primjer, možda će poželjeti neobavezni obiteljski piknik, gala slavlje, jedinstveno karnevalsko iskustvo ili prikupljanje sredstava za slavne osobe.
Sve važne odluke donosit će korporativni domaćin; međutim, planer će domaćinu dati nekoliko opcija. Na primjer, planer može obavijestiti domaćina da se događaj prikupljanja dobrotvornih sredstava može održati u hotelu, gradskoj znamenitosti ili u kongresnom centru. Domaćin će izabrati jednu od ponuđenih opcija. Ako domaćin odluči održati događaj u hotelu, planer će tada odabrati niz hotelskih izbora – opet dajući domaćinu priliku da napravi dobro informiran izbor.
Nakon što se odluči o vrsti događaja, planer korporativnih događaja mora krenuti naprijed i pregovarati o svim aspektima događaja. Osim rezervacije mjesta, za sve detalje bit će zadužen i planer korporativnih događanja. Odabir ugostitelja, rezerviranje zabave, dogovaranje lokalnih obilazaka, vođenje računovodstva događaja i postavljanje audio/vizualne opreme mogu biti sve odgovornosti planera. Osim toga, ako na događaju postoje gosti izvan grada, planer će možda morati organizirati putne aranžmane, kao što su zrakoplovne karte i zemaljski prijevoz, te pomoći gostima da dobiju putovnicu ili vize.
Na dan događaja, planer korporativnih događanja pobrinut će se da sve teče glatko. Sve propuste će riješiti i riješiti planer. Iako to može biti stresno za planera, korporativni domaćin ne bi trebao osjećati nikakav stres.
Unajmljivanje planera korporativnih događanja u početku se može činiti nepotrebnim troškom; međutim, to zapravo može uštedjeti novac korporaciji. Ako je član osoblja morao odvojiti vrijeme za planiranje događaja, čak i onog manjeg, njezine radne obveze mogu imati niži prioritet. Planer korporativnih događaja osposobljen je za obavljanje bezbrojnih telefonskih poziva, sastajanje s raznim dobavljačima i finaliziranje detaljnih dogovora, spašavajući korporativne zaposlenike od gnjavaže.