Kao bitan element upravljanja projektom, planiranje projekta uključuje razvoj akcijskih stavki i rasporeda koji će nastaviti da se projekt kreće naprijed na dosljednoj osnovi. Kada se pravilno izvrši, uključivat će i ciljne datume za završetak svake stavke radnje, što će omogućiti uredno kretanje naprijed s ostalim stavkama na čekanju. Stvarni plan projekta se u nekim poslovnim postavkama naziva eskalacijskim popisom.
Iako neki vjeruju da su planiranje projekta i planiranje procesa isto, to nije tako. Oba su ključni elementi u upravljanju projektima, ali fokus svakog elementa je komplementaran, a ne sličan. Planiranje procesa više se usredotočuje na odabir resursa potrebnih za projekt, kao i na pružanje općeg okvira za postizanje željenog cilja. Nasuprot tome, planiranje projekta će se usredotočiti na identificiranje i uređenje pojedinačnih zadataka potrebnih za dovršetak svakog koraka u projektu koristeći resurse identificirane u planiranju procesa.
Kako bi planiranje održalo u tijeku, voditelj projekta obično vodi tim koji je odgovoran za provedbu svake radnje ili koraka potrebnog za dovršetak projekta. Voditelj pomaže koordinirati radnje svakog člana tima, mjeriti napredak i donositi odluke o izmjenama plana projekta kada i prema potrebi. Općenito, voditelj projekta će podržati tim na bilo koji način koji je potreban kako bi se projekt nastavio napredovati na pravodoban i troškovno učinkovit način. Voditelj projekta također je često izravno odgovoran vlasnicima tvrtki i drugima koji su odgovorni za cjelokupnu funkciju poslovanja.
Kao i svaka vrsta poslovnog planiranja, planiranje projekta je postizanje najveće koristi uz najmudrije korištenje raspoloživih resursa. U tu svrhu, jedan od ciljeva ove vrste planiranja je uspostaviti realne podatke u smislu koliko je potrebno svakog resursa i koliko dugo će resurs biti potreban. Na primjer, plan projekta može zahtijevati korištenje kamiona za odvoz materijala na gradilište. Plan će rasporediti isporuke na temelju toga kada su materijali potrebni, što će omogućiti tvrtki da koristi te kamione u druge svrhe kada to nije potrebno za završetak projekta koji se razmatra.
Danas je planiranje projekta često poboljšano upotrebom softvera za razvoj općeg plana i kako bi svi članovi tima bili svjesni napretka na trenutnom skupu aktivnosti. Softver za planiranje projekta olakšava organiziranje radnji u najlogičniji slijed, postavljanje razumnih datuma završetka za svaku stavku plana i praćenje svih čimbenika koji utječu na napredak projekta. Softver za planiranje može biti vlasnički softverski paket razvijen posebno za korištenje jedne tvrtke, ili biti komercijalni proizvod koji je pogodan za planiranje projekata u brojnim različitim poslovnim okruženjima.