Platni registri su tiskani ili elektronički dokumenti koji bilježe sve odbitke povezane s određenim razdobljem obračuna plaća. Detalji uključeni u registar za obračun plaća omogućuju potvrdu načina obračuna bruto plaće i plaća, vrste odbitaka koji se vrše za svakog zaposlenika na platnom spisku i iznos svakog odbitka. Registar plaća obično je strukturiran u formatu s više stupaca, što olakšava razumijevanje podataka bez velikih problema.
U platnom spisku bilježe se svi porezni odbici koji su napravljeni od bruto plaće. U većini zemalja registar će uključivati iznos federalnih poreza koji se zadržava od plaće za to razdoblje. U slučaju da se izvrše drugi savezni odbici, kao što je nacionalni zdravstveni sustav ili neka vrsta programa umirovljenja koji sponzorira vlada, te brojke su također navedene kao stavke. Kada se državni ili lokalni porezi također procjenjuju u tim jurisdikcijama, poslodavci obično zadržavaju te iznose u ime zaposlenika i navode te brojke u registru obračuna plaća.
Uz poreze, u platnom spisku bit će navedeni i svi drugi primjenjivi odbici. Na primjer, ako je zaposlenik iz bilo kojeg razloga pod zalogom, taj se iznos navodi kao odbitak od bruto plaće. U situacijama kada zaposlenik koristi izravni depozit kako bi stavio dio svoje zarade na štedni račun, taj će se detalj također pojaviti. Ako je zaposlenik primio predujam plaće ili plaće, svaka isplata tog predujma bit će prikazana kao odbitak u evidenciji.
Stavke kao što su odbici za razne beneficije koje nudi poslodavac također će se pojaviti na platnom spisku. Na primjer, ako poslodavac osigurava zdravstveno osiguranje gdje zaposlenik plaća postotak premije, odbitak za taj postotak se bilježi na obrascu platne liste. Na sličan način, ako zaposlenik uplaćuje doprinose za bilo koju vrstu mirovinskog programa koji nudi poslodavac, ti odbici će se također prikazati kao stavke u dokumentu.
Danas je računovodstveni softver koji se koristi za obradu platnih spiskova obično sposoban generirati registar plaća nakon što se obračun plaća za željeno razdoblje. Osim toga, softver omogućuje generiranje izvješća registra za bilo koje željeno razdoblje. To znači da izvješće može s jednakom lakoćom obuhvatiti jedno razdoblje plaćanja ili sastaviti podatke relevantne za cijeli mjesec, tromjesečje, polugodišnje ili godišnje razdoblje. Mogućnost jednostavnog kreiranja registra za bilo koje trajanje može biti osobito korisna tijekom revizija, kao i kada službenici žele pomno pogledati troškove povezane s plaćama, plaćama i beneficijama tijekom duljeg vremenskog razdoblja.