Politika nabave je jednostavno pravila i propisi koji se postavljaju kako bi upravljali procesom nabave dobara i usluga potrebnih organizaciji za učinkovito funkcioniranje. Točan proces nastojat će minimizirati troškove povezane s kupnjom te robe i usluga korištenjem strategija kao što su kupovina količine, uspostava skupnog popisa dobavljača i uspostavljanje protokola za ponovnu narudžbu koji pomažu u održavanju niskih zaliha bez ugrožavanja funkcije operacija. I male i velike tvrtke kao i neprofitne organizacije rutinski koriste neku vrstu politike nabave.
Ne postoji jedan pravi način za uspostavljanje politike nabave. Čimbenici kao što su veličina poslovanja, dostupnost dobavljača za isporuku potrebnih dobara i usluga, te novčani tok i kredit tvrtke često će utjecati na pristup nabavi. Veličina tvrtke također će vjerojatno utjecati na formiranje politike nabave, jer mala tvrtka možda neće moći upravljati količinskim popustima na kupnju kojima velika korporacija može upravljati s relativnom lakoćom.
Na isti način, okolnosti i financijski ciljevi poduzeća ili subjekta utječu na odabir sustava nabave. Neki su sustavi jednostavni ručni procesi koji koriste starije metode kao što je sustav flip kartica za praćenje kupnji, izdavanje artikala različitim odjelima i tekući zbroj zaliha koji se koristi za planiranje budućih kupnji. Danas elektronički sustavi omogućuju automatsko praćenje svih ovih funkcija, uključuju automatsko generiranje zahtjeva i narudžbi kada se razine zadane stavke zaliha spuste na određenu razinu.
E-nabava je danas uobičajen način slanja i praćenja narudžbi. Dobavljači uspostavljaju mrežne veze s klijentima koje omogućuju povezivanje s bilo kojim programima nabave koje koristi klijent i automatski postavljaju narudžbe, koristeći internet za uspostavljanje veze. Programi ovog tipa također omogućuju brzo praćenje ispunjenja narudžbi, datuma isporuke, pa čak i pregled svih ugovora o nabavi koji su trenutno na snazi.
Bez obzira na to uključuje li politika nabave uspostavu postupaka nabave u građevinarstvu ili regulira kupnju koju obavlja proizvođač ili dobrotvorna organizacija, čvrsta politika će koristiti organizaciji održavajući troškove u skladu i jasno definirajući kako će se kupnje izvršiti. Kako se potrebe subjekta mijenjaju, postoji velika šansa da će se politika nabave prilagoditi novim okolnostima. To je neophodno kako bi se osiguralo da politika i dalje funkcionira u najboljem interesu tvrtke ili neprofitne organizacije te da proces akvizicije bude jednostavan i uredan.