Pojam prijedlog ponude koristi se u području nabave za opisivanje odgovora potencijalnih dobavljača na zahtjev za ponudu (RFP). Tri su aspekta svakog natječajnog prijedloga: pregled tvrtke, odgovor na specifikacije i cijena. Prijedlozi natječaja su pravno obvezujući odgovori u postupku nabave. Postoji mnogo poslovnog prava koji okružuje ugovore, RFP-ove, prijedloge natječaja i uvjete prihvaćanja. Odvojite vrijeme kako biste bili sigurni da je vaš odgovor točan i predstavlja rješenje koje se može dovršiti isplativo.
Format prijedloga natječaja uvelike se razlikuje ovisno o djelatnosti, ali svi imaju iste osnovne zahtjeve. Najvažniji dio svakog odgovora na natječaj su rokovi. Svi RFP-i imaju datum i vrijeme koje su jasno navedeni u dokumentu. Odgovori primljeni nakon tog datuma ne mogu se prihvatiti niti uključiti u proces pregleda. Ugovorno pravo je vrlo jasno po ovom pitanju, a mnoge tvrtke su tužene zbog dodjele ugovora tvrtkama koje su podnijele ponudu za natječaj nakon isteka roka. Suci uvijek odlučuju u korist tužitelja koji je na vrijeme podnio prijedlog natječaja, a uz troškove postupka mogu dosuditi i naknadu štete.
Prvi dio svakog prijedloga natječaja je pregled tvrtke koja je odgovorila na RFP. U pravilu, tvrtka treba uključiti iskustvo u industriji, naglašavajući uspješne projekte slične veličine ili veće, kako bi ukazala na sposobnost ispunjavanja zahtjeva tvrtke. Ako je tvrtka kotirana na burzi, to bi trebalo biti uključeno u pozadinu, zajedno s poveznicama na priopćenja za javnost, web-stranicu tvrtke i popis izvršnih dužnosnika.
Odjeljak za odgovore će dobiti najviše pažnje od strane klijenta. Kao rezultat toga, trebao bi biti usredotočen na ispunjavanje zahtjeva od točke do točke. Mnoge tvrtke koriste strukturu RFP-a za oblikovanje svog odgovora, povezujući svaki odjeljak kako bi klijentu olakšala usporedbu. Dodatna popratna dokumentacija koja je potrebna u odgovoru treba biti navedena kao dokumenti dodaci i propisno indeksirana. Mnoge tvrtke uključuju prezentaciju odgovora kao označenu stavku u evaluacijskoj matrici, čime se trud tvrtke koja odgovara.
Cijene su obično zaseban dio ponude natječaja. Ako postoji više opcija određivanja cijena, odgovor bi trebao jasno naznačiti primarnu vrijednost, zajedno s cijenama za različita alternativna rješenja. Mnogi kupoprodajni ugovori uključuju ponavljajuću naknadu, kao što je licenciranje ili godišnje održavanje. Ovu vrijednost treba navesti u ovom odjeljku, s jasnom naznakom duljine trajanja.
Sva ograničenja vezana uz prihvaćanje ponude ponude moraju biti uključena u odgovor. To uključuje rokove za prihvaćanje ponude, zakazivanje početka rada, fleksibilnost resursa i druga pitanja. U odgovoru se obično navode i uvjeti plaćanja kako bi pregovarački proces mogao započeti.