Popis dobavljača je skupina ljudi ili tvrtki koje tvrtka koristi za kupnju artikala i usluga od kojih. Za razliku od popisa kupaca, ovaj popis će prikazati sve dobavljače kojima tvrtka redovito plaća novac kako bi dobili artikle i usluge koje su im potrebne za održavanje poslovanja. Kada se koristi računovodstveni softver, ovaj popis će biti stavljen u program, s dodijeljenim brojem, kako bi knjigovođa ili računovođa mogao pratiti dugovanja i plaćene dugove. Obično je to grupa koju je vlasnik ili vodeći menadžer odobrio za korištenje, a tu se pojavljuje izraz popis odobrenih dobavljača.
Odobreni popis dobavljača prikazuje glavne ljude ili tvrtke koje tvrtka redovito koristi, a koji su odabrani kao oni poželjni kroz koje prolaze prvi, što se obično naziva popisom preferiranih dobavljača. Naravno, kada glavni dobavljač nečega nema na zalihama ili je previsoko povisio cijenu, tada se umjesto njih mogu odabrati drugi dobavljači s popisa. Ovo su rezervni dobavljači i koriste se samo kada je potrebno. Kako novi artikli izlaze i promjene cijene stupaju na snagu, ti se kontakti mogu promijeniti iz primarnog u sekundarni i obrnuto.
Drugi skup kontakata koji se može navesti na popisu dobavljača su izvođači koji se koriste za popravke i usluge. Ti ljudi, ili tvrtke, imat će zasebne brojeve kako bi knjigovođa mogao razlikovati dobavljače artikala i dobavljače usluga. Međutim, budući da tvrtka isplaćuje novac za te specijalne usluge, oni se i dalje smatraju dobavljačima i stoga će biti stavljeni na popis kako bi se usluge i popravci koje pružaju mogli navesti po stavkama.
Iako mnogi misle da je popis kupaca zaseban dio unutar popisa, istina je da su oni potpuno različiti. Dobavljač je osoba ili subjekt kojem poduzeće plaća novac za usluge i robu. Kupac je onaj koji plaća tvrtki iz istih razloga. Popis dobavljača će uključivati samo osobe kojima tvrtka isplaćuje novac, dok će se osobe ili tvrtke od kojih primaju novac čuvati na potpuno drugom popisu, a bit će uneseni u poseban odjeljak računovodstvenog softvera, ako ga ima koristi se.