Portal za osoblje privatna je web stranica koja se koristi kako bi se članovima osoblja omogućio pristup važnim informacijama. Portali za osoblje mogu biti dostupni samo na internim mrežama ili mogu biti dizajnirani za pristup s bilo kojeg računala s omogućenim internetom radi praktičnosti. Da bi ušli na portal za osoblje, ljudi obično trebaju korisničko ime i lozinku koje dodjeljuje odjel informacijske tehnologije tvrtke. Na portalu za osoblje može se čuvati širok raspon informacija, od priručnika za zaposlenike do ažuriranih informacija o doprinosima za planove naknada.
Nekoliko tvrtki dizajnira generičke portale za osoblje koje tvrtke mogu instalirati, a tvrtke također mogu dizajnirati vlastite. Cilj portala za osoblje je omogućiti ljudima lak pristup informacijama koje bi im mogle zatrebati tijekom svog rada. Digitalizacija ovih informacija može uštedjeti papir i smanjiti otpad, osim što ljudima omogućuje pristup bilo gdje i u bilo koje vrijeme. Osim toga, zaposlenicima bi portali osoblja mogli biti korisni za praćenje stvari kao što su odrađeni sati, povijest plaća i tako dalje.
Neki primjeri stvari koje poslodavci mogu staviti na portal za osoblje uključuju: rasporede, priručnike za zaposlenike, dopise, podatke o plaćama, informacije o beneficijama, pravila tvrtke i vijesti. Osoblje informacijske tehnologije obično je zaduženo za administraciju portala za osoblje. Oni ga održavaju ažuriranim, identificiraju sigurnosne probleme, rješavaju bugove kada se pojave i pomažu zaposlenicima koji imaju poteškoća s pristupom, uz dodjelu korisničkih imena i lozinki novim zaposlenicima i uklanjanje starih zaposlenika s popisa pristupa.
Portali mogu uključivati module tečajeva, omogućujući zaposlenicima da pohađaju nastavu putem portala. Ovi moduli mogu biti dio potrebne obuke zaposlenika ili se nuditi kao dodatna opcija za zaposlenike koji žele poboljšati svoj radni učinak. Za potvrdu razumijevanja zaposlenika koriste se kvizovi i dijaloški okviri. Upute se također mogu koristiti sa stvarima poput dopisa kako bi poslodavci znali kada zaposlenici pročitaju dopise. To može biti korisno za provjeru potpune distribucije informacija članovima osoblja.
Portali za osoblje mogu sadržavati povjerljive ili osjetljive informacije. Zaposlenicima se može uputiti da se uvijek odjavljuju kada završe, kako bi izbjegli prikazivanje portala ne-zaposlenicima, te kako bi njihova korisnička imena i lozinke bili sigurni. Portali za osoblje mogu imati područja s ograničenim pristupom otvorena za određene zaposlenike samo u kojima se čuvaju vrlo osjetljive informacije. Stvaranje slojeva sigurnosti omogućuje poslodavcima zaštitu posebno osjetljivih podataka, kao i pružanje zaposlenicima područja s zaključanim pristupom za raspravu i rješavanje pitanja od interesa bez dopuštanja cijelom osoblju da vidi ta područja.