Pojam poslovna nabava koristi se za opisivanje aktivnosti koje se odnose na nabavu dobara i usluga za poslovni subjekt. Nabava ili nabava važna je administrativna funkcija koja koristi smanjenje troškova i tehnike dugoročnog strateškog planiranja za upravljanje izlaznim troškovima. Područje poslovne nabave ima tri glavna područja fokusa: nadmetanje, upravljanje dobavljačima i strateška nabava.
Ljudi koji rade u poslovnoj nabavi poznati su kao stručnjaci za nabavu. U nabavi postoje tri glavna naziva poslova: kupac, službenik nabave i voditelj nabave. Kupac je odgovoran za upravljanje kupnjom robe od odabranih dobavljača. Službenik za nabavu upravlja procesom nadmetanja i odabira dobavljača. Glavna odgovornost voditelja nabave je cjelokupno djelovanje odjela i pregovori s dobavljačima velike vrijednosti u dolarima.
Natječaj je proces pozivanja potencijalnih dobavljača da pregledaju dokument s detaljnim zahtjevima i predaju svoju ponudu za posao. Dokument sa zahtjevima sadrži ukupnu vrijednost u dolarima i duljinu ugovora, vrstu traženog proizvoda ili usluge, zahtjeve kvalitete i uvjete ugovora. Značajan broj građanskih tužbi temelji se na nedostacima ili uočenoj pristranosti u postupku nadmetanja. Vrlo je važno pratiti odgovarajući poslovni proces i osigurati pošten i transparentan natječaj.
U poslovnoj nabavi se obično koriste tri pojma: zahtjev za ponudu (RFP), zahtjev za informacijama (RFI) i zahtjev za ponudu (RFQ). Vrsta potrebnog odgovora navedena je u tijelu dokumenta, zajedno s datumima i podacima za kontakt. Sva tri pojma koriste se za opisivanje procesa kada se dobavljači ili pozovu da odgovore ili se zahtjevi objavljuju na javnoj web stranici ili alatu za nabavu, omogućujući širokom rasponu dobavljača da odgovore. Datumi su vrlo važni u ovom procesu, a ignoriranje rokova ili njihovo propuštanje isključit će odgovor iz razmatranja. Obavezno nabavite račun s pečatom vremena i datuma koji označava kada je odjel za nabavu zaprimio dokumente kako biste izbjegli isključenje.
Upravljanje dobavljačima uključuje osiguravanje poštivanja ugovora, djelovanje kao primarni kontakt za pitanja vezana uz usluge i rješavanje sporova, kao i upravljanje svim plaćanjima ili klauzulama dogovorenim u ugovoru. Iako je puno truda usmjereno na početno raspisivanje natječaja i pisanje ugovora, upravljanje dobavljačima jedini je način da se osigura da tvrtka zaista ostvari očekivane uštede. Učinkovito upravljanje rezultira nižim operativnim troškovima, učinkovitim uslugama i jačom pregovaračkom pozicijom tijekom sljedeće runde pregovora.
Strateška nabava je proces planirane kupnje. U tipičnoj organizaciji, svaki odjel dostavlja svoje planirane kupnje za godinu u proračun ili odjel za nabavu. Osoblje traži zajedničke karakteristike ili prilike za spajanje povezanih proizvoda. Te manje kupnje se zatim mogu raspisati na natječajima, omogućujući većem broju dobavljača priliku za pružanje te robe i usluga. Općenito, ovaj proces rezultira nižim troškovima nabave za organizaciju.