Poslovni račun je zapis o transakciji. Najčešće dokumentira prodaju, ali tvrtka može izdati potvrdu za sve što želi dokazati da je primila ili upravljala, kao što su donirana roba, radni sati ili posjećenost. Poduzeća generiraju račune kako bi se pridržavala zakona o zaštiti potrošača i uspostavila evidenciju za porezne svrhe. Sve dok račun sadrži određene osnovne podatke, može koristiti gotovo bilo koji format. Poduzeća obično koriste računalno generirane papiriće kao račune u maloprodaji i fakture u transakcijama između poduzeća.
Najčešći tip poslovnog računa je zapisnik koji se izdaje za maloprodaju. Većina jurisdikcija zahtijeva da tvrtke daju račune kupcima ako je prodaja veća od određenog praga. Računi pružaju kupcima dokaz o transakciji i pokazuju poreznim tijelima da tvrtka vodi evidenciju o prodaji u porezne svrhe. Tipična potvrda označava dan i vrijeme transakcije, prodane artikle ili pružene usluge, cijenu, eventualne popuste, iznos primijenjenog poreza i način plaćanja. S proliferacijom računalnih kasa i elektroničkih metoda plaćanja, većina trgovaca ima sustav prodajnih mjesta koji automatski generira ispisani zapis kao dio transakcije.
Tvrtke koje kupuju od drugih tvrtki obično dovršavaju transakciju korištenjem narudžbenice i računa. Na računu su navedeni artikli za prodaju i potpisni red na kojem kupac označava da su proizvodi primljeni u ispravnom stanju. Iako se račun po formatu razlikuje od evidencije o prodaji na malo, jednako vrijedi i kao službeni račun.
U određenim situacijama, tvrtka generira račune za transakcije koje nisu standardne kao prodaja. Poslovna potvrda u tim slučajevima je najvjerojatnije obrazac koji se ručno ispunjava podacima koji su specifični za događaj. Na primjer, tvrtka koja prima doniranu robu mogla bi izdati potvrdu donatoru u porezne svrhe. Često se ova potvrda ručno popunjava s detaljima donacije jer se roba pregledava nakon prijenosa.
Tradicionalno, poslovna potvrda je fizički komad papira koji se razmjenjuje između strana. S popularizacijom interneta, e-pošte i mobilnog računalstva, tvrtke su razvile novije načine pružanja klijentima evidencije transakcija. Neke tvrtke nude kupcima potvrde o plaćanju e-poštom ili prijenos informacija elektroničkim putem pomoću aplikacija za mobitele. Ove novije metode promijenile su prirodu poslovnog računa uz uštedu resursa u procesu.