Poslužitelj pošte je računalo koje služi kao elektronička pošta za e-poštu. Pošta koja se razmjenjuje kroz mreže prosljeđuje se između poslužitelja koji pokreću posebno dizajnirani softver koji je izgrađen oko dogovorenih, standardiziranih protokola za rukovanje porukama pošte, grafike koju mogu sadržavati i datotekama privitaka. Davatelji internetskih usluga (ISP) svi imaju poslužitelje pošte za rukovanje porukama pošte svojih klijenata, koji se ponekad nazivaju privatnim poslužiteljima pošte. Neke web stranice također nude javne usluge e-pošte, koristeći vlastite poslužitelje.
Klijent e-pošte ili program za e-poštu omogućuje korisniku slanje i primanje e-pošte komunicirajući s poslužiteljima e-pošte. Postoje mnoge vrste klijenata e-pošte s različitim značajkama, ali svi oni rukuju porukama e-pošte i poslužiteljima na isti osnovni način.
Kada se pošalje poruka e-pošte, program e-pošte kontaktira autorov ISP poslužitelj e-pošte kako bi mu proslijedio poruku. Poslužitelj se obično zove mail.[isp].com, iako bi mogao biti nazvan po protokolu za prijenos pošte, smtp.[isp].com. Skenira ugrađena zaglavlja poruke u potrazi za informacijama o adresiranju. Ova zaglavlja obično nisu vidljiva u klijentu e-pošte osim ako korisnik ne konfigurira program da prikazuje zaglavlja, ali ovdje se nalaze kritične informacije.
Poruka e-pošte šalje se na adresu, što može uključivati prosljeđivanje kroz nekoliko usmjerivača. Poruka je zapravo podijeljena u diskretne pakete podataka i ponovno sastavljena na kraju primatelja. Usmjerivači su računala koja primaju mrežne podatke i preusmjeravaju ih najkraćim mogućim putem. Pod pretpostavkom da ništa ne pođe po zlu, e-poruka će stići na odredište u roku od nekoliko sekundi ili minuta od slanja.
Nakon što poslužitelj e-pošte primatelj ima poruku, pohranjuje je u virtualni poštanski sandučić. Pošta će ostati ovdje sve dok primatelj ne upotrijebi svoj klijent e-pošte za provjeru nove pošte. Kada to čini, program e-pošte kontaktira poslužitelj primatelja, koji se ponekad naziva POP3 poslužitelj pošte (za Post Office Protocol 3) kao u pop3.[isp].com, ili jednostavno mail.[isp].com. Kada program za e-poštu zatraži poštu, provjerava ima li poruka upućenih tom korisniku. Ako se pronađe, poslužitelj prenosi poruke klijentu prema zahtjevu. Oni koji se nalaze na javnim web stranicama rade na isti osnovni način kao ISP poslužitelji pošte.
Zbog velike količine neželjene e-pošte koja se naziva neželjena pošta, neki poslužitelji e-pošte su konfigurirani da blokiraju određene skupove IP adresa s kojih je primljena neželjena pošta. IP adresa (Internet Protocol) je jedinstvena brojčana adresa, različita od “adrese za odgovor”, koja se često lažira u neželjenim porukama. Filtri za neželjenu poštu, kako ih zovu, mogu djelovati na razini poslužitelja, ali i unutar programa za e-poštu koji nudi takvu značajku. Programi e-pošte također mogu filtrirati poštu u mape kako je primljena i obično će poslati naredbu poslužitelju za brisanje prikupljenih poruka.
Poslužitelji pošte obično također imaju filtere koji će blokirati korisnike da šalju velike količine dupliciranih e-mail poruka na više adresa u još jednom pokušaju suzbijanja neželjene pošte. Mailing liste su iznimka i rade s različitim softverom koji identificira promet kao legitiman. Kako bi zaobišli blokatore neželjene pošte, neki ljudi pokušavaju instalirati poslužitelje e-pošte na svoja računala. Mnogi ISP-ovi to smatraju kršenjem ugovora, kao što je često navedeno u Ugovoru o uvjetima pružanja usluge. Komercijalni poslužitelji pošte također koriste filtere virusa i trojana.