Svatko tko ovih dana radi u uredu, čak iu virtualnom uredu, često će raditi s poslužiteljem za ispis. To je jednostavno uređaj koji omogućuje radnim stanicama računala da se sučelje s jednim ili više pisača koji se dijele na mreži. Svaka stanica ima mogućnost odrediti jedan od pisača na mreži kao svoj zadani pisač, ali uvijek može odlučiti poslati zadatak ispisa na bilo koji drugi pisač koji prepoznaje poslužitelj.
Sam poslužitelj za ispis može biti u obliku malog računala koje djeluje zajedno s glavnim uredskim poslužiteljima – pod pretpostavkom da postoji rezervni poslužitelj kao i primarni poslužitelj – kako bi se omogućila mogućnost ispisa, ili se zapravo učitava na glavni poslužitelj . U mnogim situacijama, jedno od računala u mrežnoj skupini označeno je kao poslužitelj za ispis. Osnovni softver koji omogućuje ovu funkciju učitava se na tvrdi disk računala koji će služiti ovoj svrsi.
Nakon što se hardver učita i instalira, softver se može konfigurirati da prepozna sve pisače u uredu, kao i sve radne stanice kojima je dopušten pristup funkcijama poslužitelja. Nakon što su vjerodajnice uspostavljene, svaka se radna stanica može konfigurirati za povezivanje s poslužiteljem radi mogućnosti ispisa, uključujući dodjelu ili ograničavanje prava na bilo koji od pisača koje poslužitelj prepoznaje.
Ovaj dogovor osigurava da uvijek postoji pisač na raspolaganju svakom članu uredskog tima koji treba obraditi zadatak ispisa. Ako je jedan pisač iz nekog razloga privremeno izvan upotrebe, onda je jednostavan zadatak poslati zadatak ispisa na drugi pisač na mreži. Posjedovanje poslužitelja koji omogućuje pristup više pisača štedi vrijeme, novac i mnogo frustracija.
Čak i kućno okruženje može imati koristi od prisutnosti poslužitelja za ispis. Umjesto pisača povezanih na svako pojedinačno računalo u domu, korisnici mogu jednostavno kupiti jedan dobar pisač i postaviti ga na središnje mjesto u domu. Odrasli mogu koristiti središnji pisač za rad kod kuće, dok ga djeca mogu koristiti za ispis domaćih zadataka.
Jedna od prednosti korištenja računalne radne stanice kao poslužitelja za ispis je da ako nešto pođe po zlu s tvrdim diskom, jednostavan je zadatak učitati softver poslužitelja pisača na drugu radnu stanicu i postaviti konfiguracije. Bez čekanja na instalaciju novog uređaja, radni projekti mogu napredovati s malo ili nimalo izgubljenog vremena.