Postavljanje termina jednostavno je pozivanje što većeg broja ljudi, kvalificiranje ih kao potencijalnog kupca i traženje od njih da dogovore sastanak s prodavačem ili predstavnikom. Profesionalci i poslovni ljudi ne žele gubiti vrijeme ili novac na upoznavanje ljudi koji nemaju namjeru kupiti njihov proizvod ili uslugu. Te se tvrtke oslanjaju na dogovarače sastanke kako bi osigurali da se vrijeme ne gubi. Postavljanje termina započinje pozivom ljudi čija se imena pojavljuju na popisu potencijalnih klijenata i utvrđivanjem je li sastanak neophodan za pružanje više informacija, prodaju ili praćenje. Usluge profesionalnog dogovaranja termina mogu pružiti jednu od najjeftinijih metoda pomoću kojih tvrtke mogu generirati potencijalne klijente i kvalificirati potencijalne kupce.
Prospekti za hladne pozive mogu biti jedan od najizazovnijih zadataka za poslovne profesionalce. Iako može biti teško, ti pozivi moraju biti upućeni kako bi neke tvrtke bile profitabilne. Profesionalni dogovarači se drže kao stručnjaci za hladne pozive. Oni kontaktiraju ljude na popisu koji može sadržavati stotine ili tisuće imena. Vještine potrebne za ovu poziciju uključuju ustrajnost, prijateljstvo i uvjerljivost. Dogovarač također mora biti sposoban učinkovito rješavati sve prigovore. Većina dogovarača radi do osam ili više sati dnevno pozivajući potencijalne klijente, postavljajući im nekoliko kvalificirajućih pitanja i dogovarajući sastanak za nekoga drugoga.
Stvarni proces postavljanja termina počinje s popisom kontakata i telefonskih brojeva. Koristeći vrlo široke kvalifikacijske kriterije, stotine tisuća imena mogu završiti na ovoj listi poziva. Stručnjaci za postavljanje termina tada će početi zvati osobe s ovog popisa kako bi utvrdili ispunjavaju li konkretnije kriterije. Na primjer, dogovarač termina koji želi organizirati sastanke za agenta za osiguranje automobila može postavljati pitanja o potrebama budućeg kupca za osiguranje automobila, iznosu koji plaćaju premije, njihovim navikama u vožnji i žele li uštedjeti novac. Budući da bi mogli biti plaćeni više za stvarno postavljanje sastanka, stručnjaci za određivanje termina obično će obaviti veliki broj telefonskih poziva kako bi odredili što je moguće više termina.
Ponekad poslovni ljudi možda nemaju vještinu za učinkovite hladne pozive potencijalnim klijentima ili generiranje potencijalnih klijenata. Unajmljivanje usluge dogovaranja termina oslobađa prodavačima više vremena na sastanke licem u lice s kvalificiranim potencijalnim kupcima. Ove usluge također mogu pomoći identificirati ciljana tržišta i idealne kupce te razviti skripte za hladne pozive osmišljene kako bi privukle ljude na tim popisima. Mnoge od ovih usluga pružaju detaljne podatke o broju upućenih poziva i kreiranim potencijalnim klijentima. Uspoređujući troškove ovih usluga s vremenom potrebnim za generiranje potencijalnih klijenata i zakazivanje termina, profesionalna usluga može pružiti isplativo rješenje za pridobivanje novih kupaca.