Postupak naplate jasno opisuje politike i postupke koje subjekt poduzima za naplatu dugova u slučaju neplaćanja. U nekim regijama, organizacije kao što su sveučilišta, porezne agencije i komunalna poduzeća moraju građanima pružiti informacije o svojim postupcima prikupljanja u informativne svrhe. Ove politike također stvaraju sustav kojeg zaposlenici slijede kada obrađuju dugove i predstavljaju tvrtku u pregovorima s dužnicima. Mogu se objaviti u priručnicima za zaposlenike i drugim internim dokumentima.
Takvi dokumenti mogu započeti raspravom o osnovnim uvjetima, kao što je ugovor o neto otplati od 90 za dužnike. Prema uvjetima, ljudi imaju određeno vremensko razdoblje za primanje svojih računa i njihovo plaćanje, njihovo osporavanje ili pregovaranje o planu plaćanja. Ako se ne odazovu, tvrtka može pokrenuti postupak naplate za naplatu novca. Opseg aktivnosti naplate može ovisiti o prirodi duga; porezna tijela, na primjer, mogu biti u mogućnosti zaplijeniti imovinu i dati je na dražbi kako bi pokrili neplaćene poreze.
U okviru postupka naplate, dužnici moraju primiti obavijesti s informacijama o dugu, svim primjenjivim kamatama i naknadama te gdje izravno plaćati. Ako se odazovu, tvrtka može ući u sljedeću fazu, naplatu duga u cijelosti ili izradu plana plaćanja. Kada dužnici ne odgovore na zahtjeve za plaćanje, tvrtka može pokrenuti sudski postupak za naplatu sredstava. Također može provesti istragu kako bi locirao nestale dužnike i identificirao imovinu koja bi mogla biti prihvatljiva za zapljenu, ako je ovlaštena za obavljanje zapljene.
Jasno utvrđeni postupci naplate mogu zaštititi tvrtku od pravne odgovornosti. Ako jednako tretira sve dužnike, ne može se optužiti za diskriminirajuće postupke. Postavljanje politika omogućuje zaposlenicima da ih pažljivo i neutralno slijede sa svim dužnicima, umjesto da koriste vlastitu najbolju prosudbu. Dokumentacija također može biti korisna u slučaju spora, jer tvrtka može pokazati da je poštovala zakon i slijedila interne procedure kada je rješavala predmet.
Oni koji imaju pitanja o postupku prikupljanja mogu zatražiti uvid u dokumentaciju i mogu zatražiti objašnjenje svih komponenti koje imaju poteškoća s razumijevanjem. Prije preuzimanja duga, preporučljivo je pregledati sve odredbe i uvjete, uključujući otkrivanje postupka naplate. To može pružiti važne informacije o tome što bi ljudi trebali učiniti kada se brinu da možda neće moći platiti.