Često kada se nekome ponudi dokument, osoba koja nudi dokument ima potrebu voditi evidenciju o razmjeni ili mora osigurati dokaz da je dokument dat primatelju. Zbog ovih, kao i drugih razloga, često se stvara potvrda o primitku dokumenta koju primatelj mora potpisati. Iako ne postoji standardni obrazac za primitak dokumenta, većina uključuje naziv dokumenta, datum i vrijeme predaje primatelju te potpis osobe koja je prihvatila primitak dokumenta.
Iako postoje druge metode za uvjeravanje ili dokazivanje da je dokument primljen, kao što je slanje dokumenta ovjerenom ili preporučenom poštom, u nekim slučajevima te metode nisu praktične ili poželjne. U nedostatku službene kartice ili potvrde o primitku, kao što je povratnica za ovjereno pismo ili paket, može se koristiti potvrda o primitku dokumenta. Na primjer, ako se koristi privatna kurirska služba ili se dokument dostavlja ručno, možda neće postojati dokaz o isporuci bez potvrde o primitku dokumenta.
Za pravne dokumente najčešće se koristi potvrda o primitku dokumenta; međutim, potvrda o primitku dokumenta može se koristiti za bilo koju vrstu dokumenta. U pravnom području, izmjena dokumenta u posljednjem trenutku možda će se morati dostaviti klijentu ili hitni zahtjev podnijeti sudu bez luksuza čekanja na tradicionalnu poštansku uslugu. Često čak ni pošta preko noći neće dokument stići na odredište na vrijeme. Stoga se može koristiti privatna kurirska služba ili se dokument osobno dostaviti. Zapisnik o isporuci može biti potreban u slučaju spora oko primitka kasnije.
Industrija nekretnina još je jedno područje gdje se potvrda o primitku može često koristiti. Ponude za kupnju općenito su osjetljive na vrijeme. Iako se ponuda može poslati faksom prodavatelju, ako je ponuda prihvaćena, strane obično žele originalnu, potpisanu kopiju što je prije moguće, što zahtijeva korištenje ubrzane metode dostave, kao što je privatna kurirska služba . Dokaz o primitku se tada ostvaruje pomoću potvrde o primitku.
Potvrda o primitku dokumenta može biti razrađena ili jednostavna koliko želi strana koja ga koristi. U pravilu će sadržavati naziv i kratak opis dokumenta koji se dostavlja, broj stranica, datum i vrijeme te će imati prostor za ime i potpis osobe koja prihvaća primitak dokumenta. Ne samo da potvrda služi kao zapis za osobu koja je dostavila dokument, već može biti potrebna i u slučaju da u budućnosti postoji spor ili parnica u vezi kada, ili čak i ako je dokument primljen.