Potvrda o najamnini je dokument koji bilježi plaćanje najamnine za određeno vremensko razdoblje. Stanodavac je odgovoran za izdavanje i čuvanje kopije u svojoj evidenciji kako bi bila dostupna u slučaju spora. Stanari bi svoje račune o stanarini trebali čuvati na sigurnom mjestu. Ako stanodavac rutinski ne izdaje račune, stanari ih mogu tražiti.
Potvrda o najamnini pokazuje da je najmodavac primio najamninu, a može biti dokaz ako najmodavac pokuša tvrditi da najamnina nije plaćena. Dokument treba sadržavati datum, iznos, ime primatelja i ime stanara. Ako postoje posebne okolnosti, poput mjesečnog smanjenja najamnine, to treba jasno navesti na računu. To također može biti važno u budućnosti, budući da stanar može proizvesti dokument koji pokazuje kako i zašto povijest plaćanja ima neobične unose.
Iznajmljivači mogu koristiti knjigu računa s numeriranim dokumentima i kopije radi sigurnosti. To sprječava stanare da lažiraju račune, jer stanodavac može na prvi pogled vidjeti odgovara li dokument dokumentima. Ako je neispravan ili je primjerak u knjizi prijema s odgovarajućim brojem za nešto drugo, dokument nije valjan. Rukopisne potvrde također su opcija, ali pružaju manju sigurnost, jer će ih stanari lakše lažirati.
U nekim situacijama, poništeni ček može poslužiti kao potvrda o najamnini. Stanari bi trebali koristiti redak dopisa na svojim čekovima kako bi zabilježili čemu služi ček, bilježeći pokriveno vremensko razdoblje i adresu. Poništeni ček će pokazati da li je najamnina plaćena i kada. Također će naznačiti da je najmodavac morao primiti novac, osim ako je došlo do problema u banci ili ako je ček ukraden prije nego što ga je najmodavac imao priliku položiti, u tom slučaju to je stvar banke, a ne stanara .
Ako dođe do spora oko najamnine, potvrda o najamnini može biti korisna kao dokaz o potpunoj uplati. Dokument je također neophodan za iznajmljivače koji planiraju podnijeti porezne zahtjeve. Poduzeća, primjerice, mogu odbiti najam kao trošak vezan uz poslovanje, ali im je potrebna dokumentacija za porezne organe. Potvrde također mogu biti korisne u slučaju potrebe žalbe na odluke o financijskoj pomoći ili državnim beneficijama kako bi se pokazalo koliko novca podnositelj zahtjeva troši na stanarinu. Podaci na računu o najamnini mogu biti važni za određivanje prihvatljivosti.