Potvrda o narudžbi je dokument koji daje informacije o pojedinostima narudžbe i potvrđuje da ga je primila tvrtka odgovorna za njegovo ispunjenje. Može doći potvrdom e-pošte ili faksom, a ponekad stiže poštom kada je vrijeme isporuke značajno. Nudi obavijest kupcu o pojedinostima narudžbe i obično ima informacije o tome kako je poništiti ili promijeniti, ako je potrebno, često korištenjem povratnog lista priloženog uz račun radi praktičnosti.
Tipična potvrda o narudžbi treba navesti ime i kontakt podatke za pošiljatelja i prodavača te navesti artikle u narudžbi. Sadržavat će procijenjeni datum isporuke i isporuke, ako je prikladno, te iznos narudžbe, uključujući porez, dostavu, troškove rukovanja i sve druge troškove. Ako kupac pronađe pogrešku, može je ispraviti prije nego što je narudžba stvarno ispunjena, eliminirajući potrebu za skupim postupkom povrata u kojem se roba vraća pošiljatelju jer je napravljena pogreška.
Potvrda o primitku narudžbe također treba govoriti o uvjetima i odredbama narudžbe. Uključuje informacije o promjeni narudžbi, vraćanju ili zamjeni artikala nakon što su zaprimljeni, te plaćanju narudžbe. Uvjeti plaćanja mogu varirati od napomene da je narudžba plaćena u cijelosti do napomene da dolazi s neto isporukom od 90, što kupcu omogućuje 90 dana da je plati. Ako postoje posebne upute, kao što je potreba da netko fizički bude prisutan na adresi za primanje artikala, oni će također biti uključeni u potvrdu o narudžbi.
Online košarica i sustavi plaćanja obično dolaze s generatorom potvrde o narudžbi koji može poslati e-poruku čim se narudžba izvrši i potvrdi. Kupac će primiti e-poruku na pregled i obično ima uzak vremenski okvir za izmjene, osim ako artikli nisu naručeni ili još nisu objavljeni. Automatske narudžbe ove prirode također se mogu slati putem e-pošte s narudžbama putem telefona ili faksa, ako kupac navede adresu e-pošte za kontakt podatke.
Važno je pažljivo pregledati potvrdu o narudžbi kako biste provjerili ima li pogrešaka. Ako dođe do bilo kakvih problema, potrebno je odmah obavijestiti pošiljatelja kako bi se mogle izvršiti sve potrebne promjene. Također je preporučljivo pregledati odredbe i uvjete kako biste se upoznali s postupkom povrata, pritužbi i drugim pitanjima koja se mogu pojaviti tijekom procesa.