Većina tvrtki rukuje povjerljivim informacijama na određenoj razini. Bilo da se radi o poslovnim tajnama, marketinškim strategijama ili brojevima kreditnih kartica, tvrtka ima razlog i pravo štititi svoje povjerljive podatke, sve dok su podaci legalni. Mnogi poslodavci zahtijevaju od novih zaposlenika da potpišu ugovor o povjerljivosti pri zapošljavanju koji osigurava da zaposlenik neće otkriti nikakve povjerljive informacije tijekom i nakon zaposlenja. Odbijanje pridržavanja ugovora o povjerljivosti podataka može biti razlog za raskid, pa čak i pravni postupak u nekim slučajevima.
Ugovori o povjerljivosti pri zapošljavanju obično se potpisuju prije početka zapošljavanja. To osigurava da zaposlenik zna u što se upušta i razumije da se posao daje pod uvjetom da potpiše ugovor. Poslodavci bi se trebali pobrinuti da novom zaposleniku daju vremena da pročita ugovor i bude spreman odgovoriti na sva pitanja o prirodi povjerljivog materijala na poslu.
Neki ugovori o povjerljivosti pri zapošljavanju sadrže klauzulu koja govori o prethodnim podacima o zapošljavanju. To je vrlo važno i za radnike i za poslodavce, jer štiti integritet i jednog i drugog. Većina tvrtki zahtijeva da se zaposlenik pridržava pravila o povjerljivosti čak i nakon što napusti posao na drugu poziciju; ako novi poslodavac traži od zaposlenika da prekrši povjerljivost na drugom poslu, to je neetično, a ponekad i protuzakonito. Klauzula o bivšim zaposlenicima štiti zaposlenika da ne mora odgovarati na ova pitanja, a također štiti poslovanje od optužbi za krađu poslovnih tajni zapošljavanjem radnika druge tvrtke.
Važno je razumjeti da potpisivanje ugovora o povjerljivosti podataka ne znači da zaposlenik mora šutjeti o nezakonitim radnjama. Iako nije neobično da neetičke tvrtke prijete radnicima otkazima i tužbama zbog otkrivanja nezakonite poslovne prakse nadležnim tijelima, zaposlenik će obično imati pravni lijek protiv takvih radnji. Neke su regije donijele zakone o “zviždačima” kako bi zaštitili zaposlenike koji otkrivaju nezakonite postupke nadležnim tijelima.
Ako se potpiše ugovor o povjerljivosti, i zaposlenik i poslodavac trebaju dobiti kopiju. Općenito, tvrtka će dokument čuvati u dosjeu osoblja s ostalom dokumentacijom o radniku. Stručnjaci preporučuju da zaposlenik također objesi svoj primjerak i čuva ga s drugim važnim dokumentima radi lakšeg pregleda.
Za poslodavce je važno podsjetiti radnike na potrebu čuvanja povjerljivosti. U situacijama u kojima je nejasno koje su informacije povjerljive, razmislite o tome da sve važne e-poruke, dopise i druge dokumente označite kao povjerljive kako bi služili kao podsjetnik. Ova jednostavna stvar može spriječiti slučajna curenja informacija.