Poziv za podnošenje ponuda je zahtjev agencije, organizacije ili tvrtke da dobavljači dostave ponude kako bi dovršili projekt ili zadovoljili tekuće potrebe za opskrbom. Svaka ponuda treba sadržavati detaljan pregled onoga što će biti osigurano i po kojoj cijeni. Obično pobjeđuje najniža ponuda, iako drugi čimbenici mogu igrati ulogu u procesu odlučivanja kako dodijeliti ugovor. Pozivi za podnošenje ponuda često su navedeni u novinama i na javnim oglasnim pločama, a mogu se dobiti i putem ureda organizacije.
Također poznat kao poziv na ponudu, ovaj zahtjev jednostavno traži informacije o cijeni. To se razlikuje od zahtjeva za prijedlogom, gdje dokument uključuje raspravu o tome što je potrebno i poziva dobavljače da ne samo daju procjenu cijene, već i razgovaraju o tome kako će zadovoljiti potrebu. U zahtjevima za ponudu, dopušteno je više slobodnog pristupa cijenama, budući da ponuditelj može pokazati da skuplja metoda ima dugoročne prednosti ili da je sposobnija zadovoljiti potrebe od drugog dobavljača.
Poziv za podnošenje ponuda često je zapečaćen. Ponuditelji dobivaju dokumentaciju o specifikacijama i imaju određeno vremensko razdoblje za dostavu ponude. Na određeni datum i vrijeme, osoblje otvara sve ponude odjednom, bilježi relevantne pojedinosti i određuje koji ponuditelj treba dobiti ugovor. U slučaju državnih agencija, ove su informacije otvorene za javnost i svaki dobavljač može zatražiti da vidi ponude, uključujući i pobjedničku ponudu.
U slučajevima kada ugovor ne ide najnižom ponudom, to je obično zbog zabrinutosti oko sposobnosti dobavljača da isporuči. Poziv za ponudu može biti sumnjivo nizak ili bi mogao doći od tvrtke s lošom reputacijom. Državne agencije posebno ne mogu poslovati s dobavljačima u određenim zemljama ili povezanim s određenim režimima, pa bi stoga mogle odbiti naizgled razumnu ponudu ako postoje etički ili politički problemi. Ako je najniža ponuda odbijena, agencija mora pružiti čvrst razlog za izbjegavanje optužbi za favoriziranje ili diskriminaciju.
Važno je vrlo pažljivo pročitati poziv za podnošenje ponuda. Tvrtke upoznate s procesom mogu imati osoblje koje se usredotočuje na pregled svih otvorenih zahtjeva, pronalaženje onih koji bi dobro odgovarali tvrtki i pripremu ponuda. Dokumentacija mora biti točno poštivana, a ponuda puna i potpuna. Ako postoji greška u pozivu za podnošenje ponuda, tvrtka je mora ispraviti što je prije moguće, jer ponuda može biti osnova za ugovor, a greška može biti vrlo skupa.