Predložak ponude je okvirni format dokumenta koji koriste organizacije koje se natječu ili za dobivanje sredstava za projekt ili za pobjedu u komercijalnom projektu. U nekim slučajevima postoji standardni predložak ponude koji izdaje organizacija koja razmatra konkurentske ponude. U drugim slučajevima, ponuditelji mogu imati vlastite predloške koji se koriste za licitiranje u više scenarija.
Najjednostavniji oblik predloška ponude je onaj koji je ili uključen u softver za komercijalne uredske dokumente, ili proizveden samostalno. Obično su to jednostavno nacrti dokumenata koji uključuju većinu pitanja koja su pokrivena službenom ponudom. U nekim slučajevima, predložak se može postaviti za rad s bazom podataka tvrtke tako da računalo može automatski dohvatiti i umetnuti relevantne informacije. Iako korištenje ovog oblika predloška može biti jednostavna i laka opcija, osobito za organizacije s nedostatkom resursa, neće uvijek doći do svih informacija koje organizacija koja nudi ponudu želi pružiti ili koje organizacija koja razmatra ponude želi primiti.
Druga je mogućnost da organizacija koja provodi više ponuda s više organizacija ima vlastiti predložak ponude. Ovo će biti standardni nacrt dokumenta koji će biti dostupan svim zaposlenicima i koristiti ga. Glavna prednost ovoga je što menadžerima i financijskim odjelima olakšava pregled ponuda prije nego što ih odobre za podnošenje. Također osigurava da manje iskusno osoblje obavezno uključi sve pojedinosti za koje tvrtka vjeruje da je važno spomenuti u ponudama.
U nekim slučajevima, organizacija koja će razmatrati ponude izdat će vlastiti standardni predložak ponude. To će osigurati da ponude primaju u dosljednom formatu i da se od ponuditelja traži specifične informacije koje su organizaciji potrebne za procjenu svake ponude. Ovaj sustav može biti problematičan ako predložak radi ispravno samo kada se koristi u određenom softveru za uređivanje dokumenata, osobito u slučaju javne organizacije koja je dužna učiniti svoj postupak nadmetanja dostupnim svim ponuditeljima. Takvi predlošci također trebaju omogućiti određenu fleksibilnost za postupanje s ponuditeljima koji trebaju pružiti informacije koje nisu obuhvaćene formatom.
Unatoč tim problemima, organizacija koja daje ponudu trebala bi gotovo uvijek koristiti isporučeni predložak ponude. Ako to ne učinite, ponuda može biti automatski odbačena, osobito u slučajevima kada postoji veliki broj ponuditelja. Pomno proučavanje i popunjavanje predloška ponude također može dati uvid u ono što organizacija koja procjenjuje ponude traži, dajući tako ponuđaču bolju šansu da prilagodi svoju ponudu.