Prekoračenje troškova odnosi se na situaciju u kojoj projekt stvara troškove koji premašuju očekivane troškove navedene u proračunu za projekt. Kada dođe do prekoračenja troškova, to znači da je tim koji radi na projektu potrošio sav novac predviđen proračunom za projekt. Projekt koji je dostigao prekoračenje troškova zahtijeva novac veći od izvornog proračuna za dovršetak posla. Prekoračenje troškova može se dogoditi iz raznih razloga, ali ih je obično moguće izbjeći pažljivim osmišljavanjem proračuna i planiranjem troškova projekta.
Kada projekt prijeđe proračun, to može koštati organizaciju više od dodatnog novca. Prekoračenje troškova u projektu može uzrokovati kašnjenja dok voditelj projekta pronađe više novca za projekt. U najgorem slučaju, prekoračenje troškova može dovesti do potpunog zaustavljanja projekta ako nema novca za nadoknadu razlike i financiranje završetka projekta.
Razlozi za prekoračenje troškova mogu uključivati lošu organizaciju, nedostatak informacija ili zahtjeve klijenata koji su veći od onoga što je planirano za projekt. Loša organizacija može proizaći iz lošeg planiranja projekta ili nedostatka iskustva u planiranju vrste projekta. Nedostatak točnih informacija o projektu također može utjecati na točnost proračunskih projekcija. Ako voditelj projekta nema informacije koje su joj potrebne za planiranje projekta, proračun se može odrediti na temelju netočnih brojeva izvedenih iz loših informacija. Nepouzdane informacije mogu uzrokovati dodatne troškove zbog kojih je proračun manji od onoga što je potrebno za dovršetak projekta.
Često se može dogoditi prekoračenje troškova kada klijent zatraži posao koji nije izvorno planiran u projektu. Dobar primjer za to mogao bi biti vlasnik kuće koji postavlja višestruke dodatne zahtjeve izvođača bez prilagođavanja proračuna za građevinski projekt. Budući da dodatni materijali i rad koštaju novca, svaki dodatni zahtjev dodaje dodatne troškove trošku projekta. Ovi dodatni troškovi mogu uzrokovati da izvođač prijeđe proračun ako se troškovi dodatnih zahtjeva ne dodaju izvornom predviđenom proračunu.
Ponekad se prekoračenje troškova događa slučajno. Promet, nesreće i prirodne katastrofe mogu stvoriti štete i kašnjenja koja povećavaju cijenu projekta predviđenog proračunom. Najbolji način za izbjegavanje kašnjenja u radu zbog prekoračenja proračuna je izdvajanje hitnih sredstava za projekt u slučaju da neočekivane prepreke uzrokuju da projekt premaši proračun.