Preventivno djelovanje je svaka mjera koja se poduzima kao sredstvo za otklanjanje nedostataka ili slabosti u procesu prije nego što ima učinak značajnog oštećenja rezultata tog procesa. Ova se strategija može koristiti u brojnim postavkama i obično uključuje napore menadžmenta da osigura da operacija funkcionira s najvišim mogućim stupnjem učinkovitosti. Kao proaktivni alat, preventivno djelovanje nastojat će identificirati potencijalne probleme prije nego što se pojave, implementirati promjene koje minimiziraju ili eliminiraju problem i omogućiti nastavak proizvodnje bez ikakvih štetnih učinaka.
Podrijetlo preventivne akcije može potjecati iz bilo kojeg broja izvora. Upravljački tim može koristiti podatke prikupljene o proizvodnom procesu i identificirati neki čimbenik koji bi trebao biti riješen kako bi se izbjegao problem u razvoju. Ponekad zaposlenici koji su izravno uključeni u proizvodni proces mogu primijetiti nešto što može negativno utjecati na rad i surađivati s menadžerom kako bi spriječili taj negativan utjecaj. Čak i kupci ponekad mogu dati prijedloge koji zauzvrat navedu upravljački tim da bliže pogleda neki aspekt proizvoda ili način na koji se taj proizvod proizvodi, te razvije neki smjer djelovanja koji uključuje te prijedloge kupaca.
Preventivno djelovanje može se dogoditi u bilo kojoj vrsti poslovnog okruženja. Osnove procesa uključuju identifikaciju nekog čimbenika koji ima potencijal usporiti proizvodnju ili na neki način smanjiti kvalitetu. Nakon što se utvrdi temeljni uzrok potencijalnog problema, moguće je početi razmišljati o mogućim rješenjima koja će eliminirati problem. Svako od tih rješenja se zatim prolazi kroz proces simulacije kako bi se utvrdilo hoće li jedno ili više njih stvoriti dodatne probleme ako se implementira. Nakon što se identificira najbolje moguće rješenje, ono se implementira i rad se može nastaviti na istoj ili čak višoj razini proizvodnje i učinkovitosti.
Poduzeća svih veličina mogu koristiti preventivne mjere kako bi poboljšala svoje poslovanje. U uredu, poduzimanje ove vrste korektivnih radnji može pomoći u povećanju produktivnosti u smislu obrade dnevnih administrativnih zadataka. Proizvodni pogoni mogu poduzeti preventivne mjere kako bi minimizirali mogućnost kvarova opreme ili kontaminacije sirovina koje se koriste u proizvodnji robe. Čak i kućno poduzeće može iskoristiti opći koncept preventivnog djelovanja koristeći proces za identificiranje problema koji bi mogli poremetiti produktivnost i negativno utjecati na protok prihoda, te razvijanjem procesa koji osiguravaju da razine prihoda ostanu unutar prihvatljivih raspona.