Svake godine američka vlada zajedno s privatnim zakladama i javnim poduzećima nudi milijarde dolara financiranja pojedincima i organizacijama koje će se koristiti za određene projekte. Ovo financiranje, koje se naziva bespovratna sredstva, ne zahtijeva povrat sve dok se koristi za financiranje projekta za koji je dodijeljeno. Potpore se mogu davati pojedincima, neprofitnim ili neprofitnim tvrtkama, dobrotvornim organizacijama ili obrazovnim ustanovama. Međutim, kako bi dobio potporu, budući primatelj mora organizaciji podnijeti službeni zahtjev. Taj se zahtjev naziva prijedlogom za bespovratna sredstva.
Prijedlozi za dodjelu bespovratnih sredstava mogu se podnijeti na razne načine. Neke organizacije daju obrazac za prijavu, dok druge zahtijevaju od podnositelja zahtjeva da podnese pisani dokument, koji se naziva potpuni prijedlog. Zahtjevi za ispunjavanje prijedloga obično su navedeni u Zahtjevu za ponudu (RFP).
Priprema uspješnog prijedloga za bespovratna sredstva općenito uključuje praćenje standardnog procesa. Nakon što zainteresirane strane, koje se često nazivaju dionicima, utvrde da će potpora odgovarati potrebama agencije ili organizacije, autor potpore ili administrator trebao bi pregledati RFP. Posebnu pozornost treba posvetiti oblikovanju, broju stranica i svim potrebnim komponentama za kvalifikaciju. Osoba odgovorna za pisanje prijedloga treba zatim pripremiti plan ili list standardnog formata koji će slijediti svi uključeni u proces pisanja.
Obično se prijedlog za dodjelu bespovratnih sredstava sastoji od određenih komponenti. Propratno pismo je gotovo uvijek potrebno, i iako ono mora biti sažeto, ono bi također trebalo ispravno sažeti dokument. Propratno pismo treba sadržavati informacije o podnositelju zahtjeva, kako će se novac koristiti i važne informacije o tome zašto podnositelj zahtjeva dobro odgovara za financiranje.
Unutar tijela prijedloga za dodjelu bespovratnih sredstava, podnositelj zahtjeva mora dati procjenu potreba agencije, a zatim se pozabaviti specifičnim ciljevima koje se agencija nada postići tim financiranjem. Također je potrebno dati detaljan pregled predloženog programa. Ovaj plan će detaljno opisati kako će se novac koristiti, te uključiti vremenski okvir za postizanje navedenih ciljeva. Dokument također mora opisati način na koji će se mjeriti postizanje ovih ciljeva.
Prijedlog za dodjelu bespovratnih sredstava obično nudi pojedinosti o kvalifikacijama podnositelja zahtjeva, uključujući biografiju ključnog osoblja, sažetke prošlih učinaka i pregled financijskog statusa agencije. Često je također potreban preliminarni proračun. Konačno, potrebno je dostaviti sažetak odjeljka koji sadrži ključne točke i pruža brzi pregled predloženog programa. Ako RFP to dopušta, dodatak se može koristiti za popratnu dokumentaciju, potpunu biografiju ili druge relevantne informacije koje će pomoći u obrazloženju dodjele.
Posljednjih godina postala je uobičajena praksa da agencije za financiranje zatraže kratko pismo upita od potencijalnih prijavitelja prije podnošenja cjelovitog prijedloga za bespovratna sredstva. To pomaže u uklanjanju onih podnositelja zahtjeva čiji ciljevi ne odgovaraju misiji davatelja. Ovaj proces također sprječava agencije da troše puno vremena i novca na sastavljanje cjelovitih prijedloga za novac za koji nisu kvalificirani ili ih ne mogu u potpunosti iskoristiti.