Prijedlozi projekta su dokumenti koji su osmišljeni tako da prezentiraju plan djelovanja, navedu razloge zašto je radnja neophodna i uvjeri čitatelja da se složi i odobri provedbu aktivnosti preporučenih u tijelu dokumenta. U mnogim slučajevima, dokument se sastavlja kao odgovor na Zahtjev za ponudu (RFP) koji izdaje trenutni ili budući klijent. Međutim, dokument ove vrste može se pripremiti i za internu svrhu, posebno kada netko unutar tvrtke ima ideju kako učiniti tvrtku profitabilnijom ili učinkovitijom i treba ovlaštenje i potpora za provedbu akcije.
U svakoj situaciji, prijedlog projekta bit će jasno raspoređen tako da čitatelji mogu pratiti logičan razvoj misli do zaključka. Mnogi uzorci prijedloga nude osnovne smjernice koje mogu pomoći čak i početnicima da se upuste u zamah učinkovitog pisanja prijedloga. Smjernice obično identificiraju pet ključnih komponenti ili dijelova bilo kojeg projektnog prijedloga: uvod, pozadinu, strategiju, proračun ili financiranje i ishod.
Uz uvodni dio prijedloga projekta, ideja je čitateljima reći o čemu se zapravo radi i zašto vrijedi izdvojiti vrijeme za razmatranje projekta. U osnovi, ovaj odjeljak služi za provjeru vremena i truda utrošenog na predstavljanje podataka, kao i vremena potrebnog za čitanje i razmatranje vrijednosti i izvedivosti samog projekta. Uvod nije mjesto za predstavljanje matica i vijaka projekta, samo da se utvrdi njegov potencijal i potakne dovoljno zanimanja da potakne čitatelja da sazna više.
Pozadina izlaže osnovne točke uvoda, često navodeći specifične razloge zašto je projektni plan dobar, temeljene na povijesnim podacima, projekcijama budućih potreba i uspješnosti te trenutnim okolnostima poslovanja. Pozadina pomaže u izgradnji argumenta kako projekt može zadovoljiti potrebe koje su nastale uslijed prošlih radnji, a istovremeno predviđaju buduće potrebe i rješavaju ih na vrijeme. Uglavnom, pozadinski dio će čvrsto utvrditi da se nešto mora učiniti i utrti put za učenje kako se to nešto može postići.
U dijelu strategije prijedloga projekta cilj je ocrtati sve procedure koje su potrebne da bi projekt bio uspješan. Često strategija pomaže u definiranju kratkoročnih i dugoročnih ciljeva projekta, objašnjava kako sustavno ostvariti svaki korak i kakav se povrat može očekivati od truda. Ovdje čitatelj počinje shvaćati koliko je projekt važan i potencijal koji ima da pomogne tvrtki da bolje iskoristi raspoložive resurse dok se pozicionira za budućnost.
Odjeljak o proračunu svodi se na ono što većina donositelja odluka mora znati prije nego što odobri bilo koji projekt: koliki je trošak provedbe projektnog prijedloga. U ovom odjeljku pojedinosti moraju biti potkrijepljene činjenicama i brojkama koje su dobro istražene i pokrivaju svaki zamislivi aspekt financiranja potrebnog za pokretanje i održavanje projekta tijekom vremena. Mnogi prijedlozi ovdje ne uspijevaju zbog nedostatka detalja i pratećih dokaza za pojedinosti koje su uključene.
Konačno, projektni prijedlog ukazuje na ishod provedbe projekta. Ovo je odjeljak u kojem su sve prednosti jasno navedene. Prednosti mogu uključivati takve stavke kao što su smanjenje operativnih troškova, povećanje javnog profila poslovanja, generiranje veće prodaje ili povećanje dobiti zbog učinkovitijeg korištenja raspoloživih resursa. Kao i kod pojedinosti o proračunu, važno je da svaka navedena korist može biti potkrijepljena drugim podacima kako bi se ozbiljno razmotrila.
Pisanje prijedloga ponekad je lakše kada se dostavi službeni RFP. Često će RFP izložiti osnovnu strukturu prijedloga, pružiti neprocjenjive naznake o specifičnim informacijama koje su od interesa za potencijalnog klijenta i definirati redoslijed u kojem se podaci prezentiraju. Kada se dostavi RFP, bitno je točno slijediti specifikacije dokumenta. U suprotnom, prijedlog će biti povučen, a posao će dobiti jedan od ostalih dobavljača koji su se pomno pridržavali odredbi.