Prijedlozi ugovora su dokumenti koje priprema dobavljač ili dobavljač u nadi da će osigurati poslovanje određenog kupca. U mnogim slučajevima, ovi se prijedlozi pripremaju kao odgovor na upit potencijalnog kupca. Konačni cilj svakog prijedloga ugovora je uspostaviti ugovorni odnos između dobavljača i kupca koji će biti na snazi dulje vrijeme.
Tvrtke svih veličina ponekad koriste svoju kupovnu moć kako bi osigurale posebne cijene od različitih dobavljača ili dobavljača. Dok velike korporacije rutinski koriste ovaj pristup, manje tvrtke ponekad se udružuju u zadruge ili konzorcije kako bi kombinirale svoju kupovnu moć za bolje cijene. U oba ova scenarija nije neobično da tvrtka izda ono što je poznato kao RFP ili Zahtjev za ponudu odabranom broju potencijalnih dobavljača. Dobavljač koji odgovori s prijedlogom ugovora koji pruža najveću korist za kupca obično osigurava posao i, nadamo se, uspostavlja dugoročan odnos između njih dvoje.
Tipični prijedlog ugovora uključivat će nekoliko važnih vrsta informacija. Prvo, dokument će dati cijenu, na temelju potreba kupca. Nije neobično da su cijene niže od standardnih objavljenih cijena koje se pružaju kupcima koji nemaju istu razinu kupovne moći. Mnogi dobavljači i dobavljači također uključuju ono što je poznato kao određivanje cijena po razinama, što je jednostavno raspored cijena koji kupcu pruža dodatne promjene cijena ako njihova potrošnja proizvoda u određenom vremenskom razdoblju premašuje određeni iznos.
Odgovarajući prijedlog ugovora također će detaljno opisati raspon podrške koju će dobavljač pružiti kupcu. To može uključivati stavke kao što su postupci obrade narudžbe, jamstva za isporuku robe ili usluga unutar određenog vremenskog okvira i postupci za obradu povrata. Uz određivanje cijena, rješavanje opsega usluga često može napraviti veliku razliku u tome je li pokušaj osiguranja poslovanja uspješan ili ne.
Važno je i trajanje prijedloga ugovora. Identificiranje određenog datuma početka i završetka omogućuje korisniku da shvati koliko dugo će obveza biti na snazi. Uključivanje situacija koje bi svakoj strani mogle omogućiti poništenje ugovora također pomaže u zaštiti prava i odgovornosti i dobavljača i dobavljača. Mnogi formati prijedloga ugovora također uključuju odredbe koje omogućuju automatsko produljenje ugovora, ako obje strane pristaju na ovu opciju.
Ne postoji jedan pravi način za pripremu prijedloga ugovora. Konačni format uvelike ovisi o određivanju onoga što će vjerojatno privući kupca i zaraditi posao. Dok je korištenje RFP-a kao smjernice za pripremu ponude uvijek najbolja opcija, situacije u kojima nisu date smjernice za prijedlog čine nužnim dobavljačima da detaljno istraže prirodu i potrebe kupca. U idealnom slučaju, istraživanje će omogućiti dobavljaču da pripremi i podnese prijedlog ugovora koji odgovara kupcu i omogućuje uspostavljanje dugoročnog odnosa koji je obostrano koristan.