Proces komunikacije je slijed događaja u kojem pošiljatelj prenosi poruku primatelju. Poruka može biti verbalna ili neverbalna sve dok je primatelj može razumjeti. Postoji nekoliko koraka u procesu: kodiranje, medij prijenosa, dekodiranje i povratna informacija. Pošiljatelj odabire format za poruku, “kodira” je u taj oblik, a zatim odabire i koristi medij ili metodu prijenosa. Kada primatelj primi poruku, ona se “dekodira” i dolazi do povratne informacije.
Potrebne komponente koje moraju biti prisutne da bi se proces komunikacije dogodio uključuju pošiljatelja, primatelja i poruku. Pošiljatelj je osoba ili grupa koja treba komunicirati informaciju i prenosi poruku. Poruka može imati različite oblike kao što su pisanje, slike, geste ili govor. Kako bi se ostvarila učinkovita komunikacija, ključno je da se poruka može lako razumjeti. Primatelj je osoba ili grupa koja prima poruku, razumije je i odgovara ako je prikladno.
Prvi korak u procesu komunikacije naziva se kodiranje. To je kada se poruka transformira iz misli u nečijem umu u oblik koji drugi mogu razumjeti. Poruka se može zapisati, izgovoriti ili čak može poprimiti neverbalni oblik ili oblik bez riječi kao što su geste ili slika. Nakon što je poruka kodirana, trebala bi biti u obliku koji je spreman za primanje i razumijevanje.
Nakon što je poruka pripremljena za prijenos, potrebno ju je poslati. Ovaj dio procesa komunikacije naziva se medij prijenosa. U ovom koraku pošiljatelj odabire najbolju metodu za slanje poruke i prenosi je. Na primjer, pisana poruka može imati oblik e-pošte ili poslovnog izvješća koje se ispisuje i dostavlja rukom. Verbalna poruka može biti telefonski razgovor ili govor pred publikom, a neverbalna poruka poput slike može se prenijeti postavljanjem na Internet ili vješanjem u muzej.
Nakon što je poruka poslana, sljedeći korak u procesu komunikacije zahtijeva dekodiranje. To se događa kada primatelj primi poruku, ispita je i protumači koristeći prethodno znanje i iskustvo. Na taj način primatelj razvija razumijevanje značenja poruke koje se djelomično temelji na njegovoj ili njezinoj vlastitoj pozadini. Konačno, povratna informacija je posljednji dio procesa u kojem primatelj odgovara na poruku, pokazujući time razumijevanje.