Proces upravljanja dokumentima je sustav u kojem su dokumenti organizirani i pohranjeni za buduću upotrebu. Ovaj proces može biti rudimentaran, kao kada netko stavlja račune u kutiju za cipele s malo ili bez organizacije. Proces također može biti vrlo sofisticiran, kao kada je korporacija osmislila složeni skup skenera za prikupljanje, organiziranje i smještaj informacija izvađenih iz unaprijed dizajniranih obrazaca kojima su dodijeljeni referentni brojevi prije nego što se katalogiziraju i arhiviraju u skladištima. U oba slučaja doneseni su osnovni elementi upravljanja dokumentima.
Općenito, upravljanje dokumentima pridržava se ideje da dokumente treba prikupljati, naručivati i arhivirati prema nekom tipu plana za zajedničku svrhu. U većini slučajeva, upravljanje dokumentima se koristi zato što pojedinac ili tvrtka planiraju koristiti ili moraju uzeti u obzir buduću potrebu za informacijama iz dokumenata. Informacije u tim dokumentima općenito se mogu objediniti ili grupirati prema nekoj vrsti potrebe ili svrhe, kao što su računovodstvo, povijest ili usklađenost s propisima.
U maloj mjeri, svaki pojedinačni porezni obveznik primjenjuje proces upravljanja dokumentima kada organizira porezne dokumente za godišnje podnošenje. Općenito, dokumenti potrebni za godinu bit će grupirani na jednom mjestu koje je lako pronaći, kao što je mapa u ormariću za dokumente. Jedinstvo dokumenata, kao što su priznanice, računi, doprinosi i porezni obrasci, sastoji se od ukupnog zahtjeva za ispunjavanjem godišnjeg poreznog obrasca i posjedovanja potrebne dokumentacije za potporu unosa u porezni obrazac. Kada se podnese prijava i priloži popratna dokumentacija, rezultirajući snop informacija i dokumenata često se stavlja uz porezne prijave za prethodnu godinu, organizirane prema godini. Ovo je osnovni oblik upravljanja dokumentacijom.
Upravljanje dokumentima također može biti složeno, složeno, višestruko i skupo. Osobito u velikim tvrtkama koje prikupljaju informacije o potrošačima, učinkovito upravljanje dokumentima je ključno. Na primjer, financijska institucija često ima ulagača u potpunu, rigoroznu papirologiju prije ulaganja. Regulatorna tijela od institucije mogu zahtijevati ne samo prikupljanje određenih informacija od klijenta, već i organizaciju informacija na određeni način i održavanje dokumentacije u dostupnom formatu u određenom vremenskom razdoblju. U skladu s tim, ta institucija može koristiti složen proces upravljanja dokumentima.
U takvom primjeru, nakon što tvrtka primi početnu papirologiju, tiskani obrazac može se skenirati u digitalnu sliku i poslati u mrežu računalnih baza podataka radi prikupljanja i organizacije informacija. Tiskanoj kopiji se tada može dodijeliti referentni broj, staviti u kutiju prema datumskom i vremenskom žigu i poslati u skladište koje koristi vlastiti skup procesa upravljanja dokumentima. U slučaju da je tiskana kopija potrebna za razjašnjenje spora ili ispunjavanje regulatornog zahtjeva, može se lako dohvatiti iz velike arhive slične dokumentacije.