Proces upravljanja promjenama je niz poslovnih praksi koje se koriste za kontrolu i upravljanje promjenama unutar velikog sustava ili organizacije. Izraz se najčešće koristi u inženjeringu sustava ili velikim građevinskim projektima. Svrha upravljanja promjenama je osigurati jasnu komunikaciju između klijenta i pružatelja usluga o traženoj varijaciji od prihvaćenih specifikacija, utjecaju na vremensku liniju i projiciranoj cijeni tih promjena. Dodatni bonus ovom procesu je potvrda autorizacije za zahtjeve za izmjenom.
Cjelokupni proces upravljanja promjenama sastoji se od tri stavke: traženje promjene, procjena vremena i troškova za uvođenje promjene i provedba promjena. Ovi koraci ostaju isti ako je projekt projekt informacijske tehnologije ili građevinski projekt. Vrijedi napomenuti da sudovi prepoznaju strogo pridržavanje formalnog procesa upravljanja promjenama kao valjan alat za upravljanje promjenama ugovora. Promjene zatražene i odobrene kroz postupak mora platiti tvrtka, bez obzira na ovlasti podnositelja zahtjeva. Pretpostavlja se da je tvrtka osmislila poslovnu praksu koja je slijedila njezin interni proces odobrenja.
Za upravljanje zahtjevima za promjenom, mnoge tvrtke dizajniraju obrazac koji pruža sve potrebne informacije. Na primjer, obrazac zahtjeva za promjenom obično zahtijeva ime podnositelja zahtjeva i njegovu ili njezinu titulu, poslovno obrazloženje zahtjeva, potrebnu funkcionalnost i sveukupne implikacije. Također su uključena imena odgovornih osoba i onih koji će testirati i prihvatiti promjene. Po primitku i pregledu obrasca, administrator sustava zahtjevu dodjeljuje broj za praćenje.
Osoba odgovorna za sustav ili projekt sada pregledava detalje zahtjeva i izračunava potrebne resurse, raspodjelu vremena i sve troškove povezane s provedbom ove promjene. Tijekom ovog procesa od podnositelja zahtjeva mogu biti potrebna pitanja ili pojašnjenja. Ove informacije su uključene u obrazac zahtjeva za promjenu.
Ako se troškovi prihvate, tada se zahtjev obično dodaje na prioritetni popis drugih zahtjeva za izmjenom, kao dio procesa upravljanja promjenama. Posao se dodjeljuje određenom području, koji će se povezati sa sustavom ili voditeljem projekta kako bi razjasnio zahtjeve i izvršio potrebne izmjene. U okruženju informacijske tehnologije te se promjene vrše u sustavu za testiranje. Odgovornost je testera osigurati da promjene ispunjavaju svoje izvorne zahtjeve i da ne dovedu do negativnih rezultata. Nakon uspješnog završetka testiranja, promjene se premještaju u proizvodni ili živi sustav. Svi problemi ili novi problemi nastali kao rezultat ove promjene pregledavaju se i mogu rezultirati dodatnim ciklusima promjena, testiranja i implementacije.