Prodajni nalog je dokument koji detaljno opisuje određenu količinu proizvoda koju tvrtka ili organizacija namjerava kupiti za industrijsku uporabu ili preprodaju. Na primjer, vlasnica butika koja kupuje haljine za određenu sezonu mogla bi napisati prodajne narudžbe s brojnim prodavačima odjeće koji proizvode haljine za koje vlasnik smatra da će se dobro prodavati u njezinoj trgovini. Prodajni nalog sasvim sigurno nije dokument koji se koristi samo u svijetu mode. Umjesto toga, to je sporazum o kupnji robe koja se koristi u mnogim poljima i industrijama.
Jedan od najvažnijih aspekata uspješnog poslovanja je osigurati da uvijek postoji dobra količina proizvoda dostupna za prodaju. Dobra količina proizvoda idealno zadovoljava zahtjeve kupaca tvrtke bez prekoračenja ili da proizvod istekne ili zastari prije nego što se proda. Dobro vođene tvrtke često imaju posvećene timove koji se usredotočuju na povijest prodaje, predviđene prodajne trendove i niz drugih čimbenika kako bi na najbolji način mogli ispuniti prodajne narudžbe. To znači kupnju pravih proizvoda iu pravim količinama.
Uobičajeno je da tvrtke koriste sustav upravljanja narudžbama pomoću kojeg se svaki prodajni nalog može pratiti i analizirati nakon što se kupljena roba potroši, iskoristi, proda ili na drugi način izda. Ovakav sustav može biti osobito važan za tvrtke koje rade s brojnim dobavljačima i višestruko naručuju tijekom godine ili čak tijekom sezone. Zapravo, neke tvrtke unajmljuju osoblje da jednostavno izdaju narudžbe i prate ih. Ti se ljudi često nazivaju kupcima.
Izrazi “narudžbenica” i “SO” ekvivalentni su “prodajnom nalogu”. Zapravo, “SO” je jednostavno skraćenica od tog izraza. Prodajni nalog predstavlja ugovor između kupca i prodavatelja. Nakon što tvrtka izda prodajni nalog, tvrtka se obvezuje primati i plaćati robu ili usluge navedene u prodajnom nalogu. Ovo je posebno važno jer će tvrtka koja isporučuje robu ili usluge možda morati izraditi proizvod točno prema specifikacijama tvrtke koja kupuje.
Ukratko, prodajni nalog je uobičajen i koristan dokument koji koriste mnoge vrste poduzeća diljem svijeta. Ove narudžbe koriste mali samostalni poduzetnici, kao i velike, multinacionalne tvrtke. Oni funkcioniraju kao sporazum između dviju strana, od kojih jedna kupuje robu ili usluge, a druga isporučuje tu robu ili usluge.