Uloga profesionalnog administrativnog pomoćnika ključna je u poslovanju mnogih poduzeća. Iako profesionalni administrativni asistent obično ima slične dužnosti kao i bilo koji administrativni pomoćnik, on ili ona obično imaju više godina iskustva i/ili fakultetsku diplomu, te će često raditi s rukovoditeljima u tvrtki, a također može funkcionirati i kao voditelj ureda. Poslovi administrativnih pomoćnika su raznoliki, ali su često službeničke prirode. Svaki administrativni pomoćnik trebat će sposobnost dobrog rada s drugim ljudima, izvrsnih organizacijskih vještina te biti vješt u tipkanju i radu na računalu.
Prema Ministarstvu rada SAD-a, profesionalni administrativni pomoćnik može raditi u uredu bilo u administrativnom ili činovničkom svojstvu, osiguravajući da posao teče učinkovito i učinkovito. Neke od njihovih dužnosti mogu uključivati upravljanje komunikacijom između tvrtke, njezinih kupaca i zaposlenika, kao što su poštom, telefonom ili e-poštom; zakazivanje sastanaka; određivanje termina; pažljivo vođenje evidencije ili razvoj sustava arhiviranja; pomaganje drugim zaposlenicima u projektima ili istraživanju; i izrada putnih aranžmana. Većina stručnih administrativnih pomoćnika obavlja sve ove dužnosti i više.
Neke dodatne odgovornosti mogu uključivati zapošljavanje i obuku novih zaposlenika, pomoć kupcima ili klijentima koji dolaze u ured i održavanje zaliha u uredu. To može značiti popisivanje zaliha i naručivanje onoga što je potrebno, kao i pažljivo vođenje knjigovodstvenih evidencija. Stručni administrativni pomoćnik mora biti upoznat s tehnološkom opremom u uredu i sposoban obaviti manje popravke ili odlučiti kada će nekoga pozvati radi popravka opreme.
Stručnom administrativnom pomoćniku potrebna je sposobnost samostalnog rada i donošenja odluka. On ili ona morat će odlučiti koje informacije treba proslijediti šefu, kao i s čime se može samostalno baviti. Administrativni pomoćnik koji radi u ulozi upravitelja ureda morat će osigurati da se uredska pravila održavaju, što se može odnositi na pitanja kao što je kodeks odijevanja ili traženo slobodno vrijeme. Također je važno biti siguran da se slijedi lanac zapovijedanja, ako je ured formalnije okruženje.
Neki stručni administrativni asistenti osposobljavaju se za rad u određenim područjima, kao što su pravno ili medicinsko područje. Ova područja općenito zahtijevaju dodatnu obuku za učenje specifične terminologije i metodologije okruženja u kojem će raditi. Asistenti u tim područjima često dobivaju veće plaće nego u standardnim uredskim okruženjima.
Za osposobljavanje administrativnih pomoćnika na raspolaganju su mnogi programi certifikata i individualni tečajevi. Ove vrste obuke i certifikata mogu izgledati izvrsno u životopisu i povećati šanse za zapošljavanje. Mnogi administrativni pomoćnici, međutim, jednostavno uče svoje vrijedne vještine na poslu, te ostvaruju povišice i napredovanja kroz godine pouzdane službe.