Projektna nabava uključuje sustavni proces identificiranja i nabave, kupnjom ili nabavom, potrebnih projektnih usluga, robe ili rezultata od vanjskih dobavljača koji će obavljati posao. Obično je to funkcija voditelja projekta; međutim, neke organizacije odlučuju odabrati osobu koja nije voditeljica projekta za obavljanje ovih dužnosti. Postoji šest procesa koje industrija upravljanja projektima široko prepoznaje kao sastavni dio upravljanja projektnom nabavom.
Prvi od ovih procesa je planiranje kupnje i akvizicija. U ovom koraku identificiraju se potrebe koje zahtijevaju eksternalizaciju. Analizom tržišta diferenciraju se izvori za dobivanje traženih dobara, usluga ili rezultata. U planiranju nabave provjeravaju se ciljevi projekta kako bi se osiguralo da nabava ne odstupa od navedenih ciljeva. Završetak ovog koraka uključuje identifikaciju resursa potrebnih za nabavu, određivanje vrste ugovora potrebnog za osiguranje nabave i pripremu plana upravljanja nabavom.
Planiranje ugovora, traženje odgovora od prodavatelja i odabir prodavatelja sljedeća su tri procesa koja bi mogla biti dovršena. U planiranju ugovora potrebno je detaljno opisati tražene proizvode ili usluge. Zahtjevi za prijedloge i ponude trebaju biti dokumentirani kako bi se izbjegli problemi.
Prilikom traženja odgovora i prijedloga prodavača, određeni dobavljači se identificiraju i stavljaju na popis kvalificiranih prodavača. Odabrani dobavljači smatraju se kvalificiranima na temelju njihove sposobnosti da pruže robu ili usluge s obzirom na ograničenja projekta, njihov interes za pružanje robe ili usluga i razumnost njihovih ponuda. Nakon što su potencijalni prodavači odvojeni, ocjenjuju se prijedlozi odabranih prodavača kako bi se odredio najbolji dobavljač koji će isporučiti robu ili usluge. Nakon odabira prodavača, pregovara se o ugovorima.
Sprovođenje ugovora ključno je za poslove nabave projekta. Jasno ocrtavanje obveza, odgovornosti i ciljeva učinka ključno je za dovršetak ovog koraka. Zadovoljavajuća izvedba ugovora podrazumijeva praćenje izvršenja navedenih ciljeva. Ponekad će voditelj nabave projekta morati ispraviti procese kako bi postigao željene rezultate. Promjene ugovora trebale bi biti kontrolirane i dokumentirane kako bi se spriječili nepotrebni pravni zahtjevi.
Nakon što je ugovor završen, posljednji korak je zatvaranje ugovora. Ugovor se revidira kako bi se utvrdilo da su svi uvjeti ugovora ispunjeni. Zatvaranje ugovora uključuje ocjenjivanje uspješnosti dobavljača i dokumentiranje svih naučenih lekcija u izvršavanju ugovora.
Projektna nabava nije egzaktna znanost. Iako je ovaj proces općenito prihvaćen u industriji, stvarno se izvršenje može razlikovati među organizacijama. Dostupni su mnogi tečajevi koji podučavaju strategije koje koriste voditelji nabave projekta. Zajednički koledži i odjeli za prošireno obrazovanje na sveučilištima često pružaju nastavu o ovoj temi.