Propratno pismo je dokument na jednoj stranici koji je dizajniran da predstavi i objasni podneseni materijal, kao što je molba za posao ili članak za časopis. Izrada nacrta može biti zahtjevan posao, jer mora čisto i elegantno prodati popratni materijal zajedno s njegovim autorom. Neki ljudi traže stručnu pomoć kako bi osigurali da pismo bude učinkovito i uvjerljivo. Iako propratno pismo može biti posljednji dio aplikacije, ono je jedan od najvažnijih elemenata gotove cjeline, jer dovodi autora na vrata.
Dobro napisano propratno pismo unaprijed izražava zahvalnost za utrošeno vrijeme osobi koja će pregledavati materijal. Također sugerira da će čitanje materijala zapravo biti izvrsna upotreba tog vremena. Dopunske informacije o autoru često se daju kako bi se autor činio ljudskijim i pristupačnijim, a završavaju ponovljenom zahvalom. Obično su podaci za kontakt autora naglašeni u posljednjem odlomku, a završavaju službenim pozdravom kao što je “S poštovanjem”. Na dnu pisma koristi se linija koja označava koji su materijali priloženi, tako da čitatelj može provjeriti da li su svi obećani materijali prisutni.
Većina ljudi razmišlja o ovom dokumentu u kontekstu molbe za posao. Mnoge tvrtke traže od njih da saznaju više o potencijalnim kandidatima i da odstrane ljude bez ozbiljnog interesa za poziciju. Za pisanje propratnog pisma koje prati molbu za posao, preporučuje se istraživanje kako bi se autor mogao osvrnuti na nedavne aktivnosti ili postignuća tvrtke. Osim toga, pismo se obično odnosi na specifičnosti otvaranja radnog mjesta s crtom koja suptilno ukazuje da je pisac savršeno prikladan za poziciju.
Kada pismo prati molbu za posao, obično se poziva na životopis ili životopis autora, u pokušaju da privuče čitatelja. To je također izvrsno mjesto za pružanje informacija koje ne bi bile prikladne za životopis ili molbu za posao, kao što su detalji o nedavnom putovanju u stranu zemlju. Bez previše agresivnosti, svaki redak sugerira da osoba koja ga pregledava ne mora gledati aplikacije drugih ljudi, jer je ova aplikacija tako idealna.
U slučaju prijava u časopise i časopise, propratno pismo objašnjava zašto bi djelo moglo biti zanimljivo. Obično se poziva na nedavne članke u publikaciji, što pokazuje da je autor upoznat sa stilom i zahtjevima tvrtke. Pismo također nudi kratak sažetak materijala, obično napisan na upečatljiv način, poput kratice knjige, tako da je čitatelj sklon pogledati podnesak.