Propratna pisma prijedloga su profesionalna pisma koja se šalju potencijalnim klijentima, zajedno s dovršenim poslovnim prijedlozima. Najbolji primjeri propratnog pisma prijedloga su kratki, osobni, ali profesionalni i pomažu u poticanju jačanja odnosa između ispitanika i primatelja. Postoji nekoliko osnovnih elemenata koji se uvijek nalaze u ovoj vrsti pisma, kao i neke uobičajene pogreške koje treba izbjegavati.
Pogreška koju čine mnogi poslovni profesionalci je korištenje propratnog pisma prijedloga kao načina da se sažeti sadržaj prijedloga. Budući da mnogi predlošci prijedloga uključuju sažetak na kraju dokumenta, to nije potrebno. Zapravo, uključivanje ove vrste detalja u propratno pismo stvara situaciju u kojoj primatelj mora stalno čitati istu informaciju, što je čimbenik koji bi mogao negativno utjecati na proces evaluacije.
Jedna od najvažnijih stvari koju treba imati na umu kada sastavljate propratno pismo prijedloga jest da bude kratko. Dovoljno je tijelo od tri do četiri kratka odlomka. Postavljanjem ove vrste ograničenja za sebe osigurat ćete da cijeli tekst držite na jednoj stranici, čime ćete izbjeći pogrešku slanja onoga što predstavlja mini-prijedlog zajedno s glavnim dokumentom.
Otvaranje propratnog pisma prijedloga treba biti kratko. Upotrijebite prvi odlomak da zahvalite primatelju što vam je omogućio sudjelovanje u postupku ponude ponude. Također je prikladno pohvaliti strukturu Zahtjeva za prijedlog ili RFP, koju ste dobili da koristite kao smjernice za prijedlog i postupak podnošenja. Općenito, to se može postići u tri do četiri rečenice bez pretjerivanja u zahvalama.
Vaš sljedeći odlomak može uključivati nešto što je osobno, ali ipak profesionalno. Ako se prijedlog šalje postojećem klijentu, prikladno je spomenuti koliko ste uživali u radu s klijentom u prošlosti. U slučajevima kada prijedlog ide tvrtki s kojom nikada prije niste poslovali, usredotočite se na radni odnos koji je uspostavljen telefonskim razgovorima, e-poštom i svim drugim kontaktima koje ste imali sa svojom primarnom kontaktnom točkom tijekom izrade prijedloga. To može pomoći da pismo ne bude previše suho, a da pritom izbjegne grešku da postane previše osobno.
Da biste zatvorili propratno pismo prijedloga, navedite svoja očekivanja za budućnost. To može uključivati činjenicu da se veselite zarađivati posao i uživati u dugom radnom odnosu s novim klijentom. Ovaj bi odlomak trebao pokazati povjerenje u kvalitetu robe ili usluga koje nudite, ali ne smije baciti blaćenje na vaše konkurente. Usredotočite se na to koliko dobroga možete učiniti klijentu, a ne koliko ste bolji od svih ostalih.
Nikada nemojte pisati propratno pismo svog prijedloga dok sam prijedlog nije dovršen. To je zato što možete imati jednu ili dvije posljednje minute interakcije s primateljem što će utjecati na ton i sadržaj vašeg pisma. U svakom slučaju, uvijek provjerite je li struktura vašeg pisma u skladu s onim što znate o korporativnoj kulturi primatelja i u skladu s tim odaberite svoje riječi. Imajući na umu taj čimbenik, suptilan je način da izrazite svoje poštovanje prema načinu na koji posluju, a da pritom ne izgledate kao pokroviteljski ili pretjerano izražajni s komplimentima.