Proxy izjava je dokument koji priprema korporacija koja izdaje dionice. Dokument obično uključuje informacije o pitanjima s kojima se suočava korporacija o kojima dioničari moraju izglasati, kao i vitalne podatke o dužnosnicima tvrtke i trenutnoj strukturi upravnog odbora. Izjava služi kao sredstvo informiranja i ovlastivanja dioničara, ili onih koje dioničari odrede da djeluju u njihovo ime, da sudjeluju u svim procesima glasovanja koji bi mogli biti potrebni prema osnivačkim dokumentima korporacije.
U većini slučajeva, proxy izjava će uvijek sadržavati četiri vitalne informacije. Prvi uključuje identificiranje trenutačnog popisa izvršnih dužnosnika povezanih s korporacijom. Iako se opseg pojedinosti uključenih u pojedinog službenika razlikuje, većina će uključivati izvršnu titulu i neke informacije o iskustvu i obrazovnoj vjerodajnici službenika.
Izjava opunomoćenika dioničarima također daje informacije o naknadi izvršnog direktora. To omogućuje dioničarima da budu svjesni na koji način službenici dobivaju naknadu za njihov trud. Kod nekih korporacija struktura može zahtijevati da dioničari glasaju o bilo kojem predloženom povećanju beneficija ili plaća povezanih s službenicima tvrtke, što je činjenica koja ovu vrstu informacija čini vrlo važnom kada se razmatra kako glasovati o tim predloženim povećanjima.
Podaci o sastavu revizijskog odbora koji postoji također su uključeni u izjavu opunomoćenika. To omogućuje dioničarima da znaju tko ocjenjuje financijsku obradu korporacije i radi na zaštiti interesa svih koji su na neki način povezani s poslovanjem. Kao i kod količine pojedinosti o izvršnim dužnosnicima, ovaj odjeljak izjave može uključivati informacije o vjerodajnicama svakog pojedinca koji služi u revizijskom odboru.
Četvrta vrsta informacija koja se obično uključuje u proxy izjavu je struktura naknade za članove upravnog odbora. Kao i izvršni dužnosnici, nije neuobičajeno da dioničari imaju glas i glasove kada je riječ o povećanju plaća ili promjenama beneficija za one koji su trenutno u upravi. U situacijama kada je potrebno izabrati novog člana uprave, pojedinosti će uključivati pozadinske informacije o kandidatima koji se razmatraju, što će dioničarima omogućiti da odrede koji kandidat preferiraju.
U Sjedinjenim Državama izdavanje proxy izjava mora biti u skladu s propisima koje je postavila Komisija za vrijednosne papire ili SEC. Druge zemlje diljem svijeta također strukturiraju propise u vezi s prirodom i strukturom ovih vrsta izjava. U svakom slučaju, svrha je osigurati da dioničari budu informirani o pitanjima koja utječu na integritet njihovih ulaganja, te im omogućiti pravodobno primanje ovih informacija prije nego što budu pozvani da raspravljaju ili glasaju o pitanjima s kojima se korporacija suočava.