Računovodstvena evidencija je bilo koja vrsta elektroničkog ili tiskanog dokumenta koji pruža informacije o financijskom statusu pojedinca ili subjekta. Zapisi ove vrste koriste se za izradu detaljnijih računovodstvenih zapisa kao što su knjige, dnevnici i druge vrste računovodstvenih knjiga. Glavna funkcija ovih dokumenata je stvoriti točnu povijest svih financijskih transakcija povezanih s određenim vremenskim razdobljem, uključujući primljene prihode kao i isplate za relevantne troškove. Uz novčane transakcije, ove knjige računa omogućuju i utvrđivanje ravnoteže između imovine i obveza.
U sklopu procesa pripreme i vođenja računovodstvenih knjiga uključen je niz dokumenata. Računi koje izdaje poduzeće jedan su od temeljnih dokumenata koji se bilježe i prate u knjigama i časopisima. Računi omogućuju praćenje potencijalnog prihoda koji se razumno može predvidjeti od strane poduzeća. Upisom računa i iznosa računa u knjigovodstvene knjige puno je lakše primijeniti čekove ili druge oblike plaćanja koje klijenti doznačuju kada stignu i pripremaju se za polaganje na bankovni račun.
Fakture koje se odnose na kupnje koje obavlja tvrtka također su bitne za vođenje točnih računovodstvenih knjiga. Kao i kod faktura koje izdaje poduzeće, oni koji se zaprime moraju biti prijavljeni u evidenciju o plaćanjima, što olakšava utvrđivanje rasporeda za isplatu tih računa. Ček ili način plaćanja koji se koristi za podmirenje stanja na tim fakturama također se smatra knjigovodstvenim zapisom i obično se bilježi u obvezama za plaćanje zajedno s odgovarajućom fakturom.
Sve novčane transakcije povezane s poslovanjem smatraju se knjigovodstvenim zapisima ove ili one vrste. I ručne i elektroničke kopije čuvaju se u arhivi, što uvelike olakšava provjeru unosa u dnevnik i osigurava da su svi zapisi u ispravnom redu. Kada se slijede općeprihvaćena računovodstvena načela, puno je lakše dohvatiti ispravnu evidenciju imovine, evidenciju obveza i bilo koju podskupinu tih zapisa koja se odnosi na bilo koju transakciju obveza ili potraživanja.
Održavanje točnih računovodstvenih knjiga u nekom obliku često je potrebno za porezne svrhe. To vrijedi i za pojedince i za tvrtke. Nečuvanje kopija osnovnih popratnih dokumenata često može stvoriti probleme ako se pozove porezna revizija i može dovesti do odbijanja određenih odbitaka zbog nedostatka dokumentacije. Iz tog razloga mnogi pojedinci i tvrtke koriste računovodstveni softver kako bi sve unose održavali u redu, dok također čuvaju kopije čekova, faktura i drugih popratnih dokumenata koji podržavaju unose napravljene u samim računovodstvenim knjigama.