Računovodstveni ciklus je niz koraka koji se uvijek slijede u dobroj računovodstvenoj praksi. Koraci pokrivaju cijeli proces od prvog prikupljanja podataka o transakcijama do trenutka kada su računi dovršeni. Računovodstveni ciklus se stoga događa jednom u svakom izvještajnom razdoblju, a to je interval u kojem se računi izrađuju. Duljina razdoblja izvješćivanja mogla bi biti samo tjedan dana za veliku tvrtku do godinu dana za samozaposlenu osobu s malo transakcija. Računovodstveni ciklus najizravnije se primjenjuje na ručno računovodstvo, poznato kao knjigovodstvo, iako su opća načela pokrivena računalnim računovodstvenim metodama.
Broj koraka u računovodstvenom ciklusu ovisi o tome kako je raščlanjen. U ovom objašnjenju postoji devet koraka. Prvi korak je prikupljanje podataka za transakcije, kao što je blagajna u trgovini ili platni spisak zaposlenika. Oni se često dodjeljuju u kategorije koje određuje računovodstveni sustav tvrtke. Kategorije bi mogle pokrivati različite trgovine ili različite vrste proizvoda, na primjer.
Drugi korak je vođenje dnevnika, što jednostavno uključuje dodavanje podataka u tekući zapis, obično poznat kao opći dnevnik ili knjiga izvornog unosa. Treći korak uključuje zbrajanje brojki kroz cijelo izvještajno razdoblje u ono što je poznato kao glavna knjiga. Četvrti korak je stvaranje onoga što je poznato kao neprilagođena probna bilanca. Ovo je jednostavno provjera da je zbroj svih kreditnih salda, kao što su prihodi i imovina, jednak zbroju svih dugovanja kao što su troškovi i obveze. Ako zbrojevi nisu jednaki, to je znak da je u procesu napravljena greška i da je potrebno identificirati i ispraviti.
Peti korak je zabilježiti sve prilagodbe na kraju razdoblja, koje uključuju prihode ili rashode koji su zarađeni ili nastali, ali još nisu evidentirani. Šesti korak je prilagođeni probni saldo, koji ponavlja proces iz četvrtog koraka, ali uključuje prilagodbe na kraju razdoblja. Opet, kreditna salda bi trebala biti jednaka debitnom saldu.
Sedmi korak je priprema financijskih izvještaja koristeći brojke koje su potvrđene u šestom koraku. Korak osam je dodavanje ukupne dobiti ili gubitka evidentiranoj imovini tvrtke, na primjer kao dodatak njenom stanju gotovine. To znači da je novac od transakcija tijekom izvještajnog razdoblja u potpunosti „obračunat“ i ne pojavljuje se u brojkama za transakcije u sljedećem razdoblju. Ovaj proces je poznat kao zatvaranje računa. Deveti korak je provjeriti jesu li promjene napravljene u saldu koraka osam točne.