Računovodstveni informacijski sustav je sustav metoda i procesa koje tvrtke koriste za održavanje informacija koje se odnose na poslovne ili financijske transakcije. Povijesno gledano, ovaj je sustav uključivao papirnate knjige, časopise i druga financijska izvješća. Vlasnici poduzeća i računovođe bili su odgovorni za aktivnu upotrebu ovih knjiga i dnevnika za održavanje točne financijske evidencije tijekom vođenja svojih poslovnih operacija. Napredak informacijske tehnologije omogućio je tvrtkama da transformiraju ovaj računovodstveni informacijski sustav u automatizirani proces pomoću računala, poslužitelja i računovodstvenog softvera.
Računovodstveni ciklus je pokretačka snaga u većini računovodstvenih informacijskih sustava poduzeća. Ovaj ciklus uključuje identificiranje i analizu transakcija, kreiranje i knjiženje temeljnica u glavnoj knjizi, pripremu probnog salda, kreiranje unosa prilagodbe, pripremu prilagođenog probnog salda, izradu financijskih izvještaja, finaliziranje računa sa završnim unosima i generiranje završnog probnog stanja i financijska izvješća za obračunsko razdoblje. Ovi osnovni koraci pomažu tvrtkama da razviju svoj računovodstveni informacijski sustav, bilo ručni ili računalni.
Računovodstveni softverski paketi obično se sastoje od nekoliko različitih modula temeljenih na tradicionalnom ručnom računovodstvenom procesu. Moduli uključuju opće računovodstvo, dugotrajnu imovinu, obveze prema dobavljačima, potraživanja, obračun plaća i druge posebne module. Svaki pojedinačni modul stvara sustav u kojem tvrtke mogu premještati informacije kroz korake računovodstvenog ciklusa. Mogućnost prijenosa ovih informacija elektroničkim putem može poboljšati točnost i pravodobnost tvrtke za izvješćivanje o financijskim informacijama.
Računalni računovodstveni sustavi često zahtijevaju od zaposlenika tvrtke da se više usredotoče na pregled informacija prikupljenih iz različitih poslovnih odjela umjesto na unos poslovnih podataka. Ovaj sustav omogućuje pojedinačnim računovođama da obrađuju više informacija u kraćem vremenu od tradicionalnih papirnatih knjiga. Računovodstveni softver također može imati automatske interne zaštitne mjere koje provjeravaju točnost i valjanost financijskih informacija pomoću procesa internog pregleda. Ovaj proces često ograničava količinu osnovnih pogrešaka u unosu podataka i drugih besmislenih informacija od ulaska u računovodstveni informacijski sustav.
Tvrtke mogu odlučiti koristiti hibridni računovodstveni informacijski sustav koji uključuje ručne i računalne računovodstvene procese. Određene vrste poslovnih ili financijskih informacija, kao što su fakture dobavljača, platni listovi i ugovorni ugovori, možda će morati pregledati računovođa. Korištenje hibridnog sustava može pružiti bolji proces pregleda budući da zaposlenici računovodstva mogu ispitivati financijske informacije i tražiti povratne informacije prije unosa informacija u računovodstveni sustav. Ručni postupak pregleda može zahtijevati i interne kontrole tvrtke. Ove interne kontrole osiguravaju da se u računovodstveni softver tvrtke ne unose podaci koji su netočni ili predstavljaju veće financijske obveze od prethodno predviđenih.