Računovodstvo ima mnogo pravila i standarda. Stoga ne čudi da postoje pravila o kupnji dugotrajnih predmeta, kao što su oprema, nekretnine i namještaj. Ova pravila zahtijevaju raspodjelu troškova kupnje na više od jednog razdoblja. Pravila i alokacije dio su obračuna amortizacije.
Prilikom kupnje dugotrajne stavke, njezin puni trošak umanjen za bilo kakvu vrijednost spašavanja treba rasporediti tijekom njegovog procijenjenog korisnog vijeka trajanja. Ako je računalni poslužitelj kupljen za 15,000 američkih dolara (USD), na primjer, a poslužitelj ima životni vijek od pet godina, tada se trošak – koji se naziva amortizacija – treba rasporediti na pet godina, a ne samo na godinu kada je kupljen. U ovom primjeru primjenjivat će se trošak amortizacije od 3,000 USD godišnje. Ako bi računalni poslužitelj imao životni vijek od samo godinu dana, onda bi bilo smisleno potrošiti sve u godini kada je kupljen, jer je njegova vrijednost za poslovanje samo jedna godina.
Mnoga poduzeća imaju politike i procedure o tome kada kapitalizirati stavku, a zatim je amortizirati. Kapitalizirati stavku znači knjižiti je kao sredstvo, a zatim je tijekom vremena amortizirati. Obično se ne isplati kapitalizirati stavke ispod određenog iznosa, recimo nešto kupljeno za 100 USD da bi se koristilo pet godina. Trošak amortizacije od 20 USD koji treba poduzeti svake godine premali je i možda nije vrijedan truda.
Suočavanje s kapitalizacijom i deprecijacijom zahtijeva zdrav razum i pridržavanje postavljenih politika. Ako politika pokazuje da se računala trebaju amortizirati tijekom tri godine, tada se sva računala amortiziraju tijekom tri godine. Ako politika pokazuje da se sve stavke kupljene iznad 5,000 USD trebaju kapitalizirati, tada se sve stavke iznad ovog iznosa kapitaliziraju, a sve ispod se iskazuje kao trošak.
Postoje određene vrste stavki koje se obično kapitaliziraju, a zatim amortiziraju tijekom vremena. To uključuje nekretnine, opremu, namještaj, poboljšanja zakupljenih nekretnina i automobile. Važno je napomenuti da se zemljište ne amortizira, već samo zgrade i druge netrajne stvari.
Koncept obračuna amortizacije uključuje sredstvo s dugim vijekom trajanja. Dio toga je osnova imovine, a to je trošak imovine umanjen za eventualnu spasonosnu vrijednost, što je vrijednost koju imovina može imati na raspolaganju. Također je važan i procijenjeni korisni vijek trajanja sredstva, procijenjeno vrijeme kada će sredstvo biti u funkciji.
Postoji nekoliko metoda obračuna amortizacije. U pravocrtnoj metodi, iznos amortizacije se izračunava dijeljenjem osnovice imovine s godinama ili mjesecima životnog vijeka. Trošak amortizacije je isti broj u većini razdoblja. Za metodu opadajućeg salda trošak amortizacije je veći u prvim godinama, a opada kako vrijeme napreduje.
Druga metoda, nazvana znamenkama zbroja godina, izračunava se na razlomku s nazivnikom kao zbrojem godina. Trošak amortizacije veći je u prvim godinama, a s vremenom opada. Metoda aktivnosti izračunava se na temelju korištenja sredstava, kao što su korišteni sati ili neke druge racionalne osnove koja odražava aktivnost sredstva.
Poduzeća obično obračunavaju trošak amortizacije na dva odvojena računa u glavnoj knjizi. Jedan račun naziva se trošak amortizacije i iskazuje se u računu dobiti i gubitka; drugi se naziva akumulirana amortizacija i iskazuje se u bilanci i akumulirani trošak amortizacije. Račun akumulirane amortizacije je račun kontra imovine i ima kreditno stanje.
Imajte na umu da u SAD-u Internal Revenue Service (IRS) ima svoj način izvješćivanja o imovini i amortizaciji. Računovodstvo financijske amortizacije i računovodstvo porezne amortizacije se razlikuju. Porezna uprava dopušta 100% odbitak dugotrajne imovine do određene granice, dok Općeprihvaćena računovodstvena načela (GAAP), standardni financijski računovodstveni okvir, to ne dopušta.
Računovodstvo amortizacije tipičan je proces u mnogim tvrtkama. Mnoge tvrtke drže imovinu i amortizaciju u proračunskoj tablici ili koriste poseban softver za praćenje. Izazovi u tome uključuju identificiranje imovine koja se kapitalizira i dosljednost metodologije amortizacije.