Radni nalog za održavanje obično je pisani zahtjev koji navodi radove na održavanju koje treba dovršiti na određeni datum i vrijeme. Radni nalog za održavanje može uključivati preventivno održavanje ili popravke koje je potrebno dovršiti u stambenim ili poslovnim zgradama. Obrasce radnih naloga za održavanje općenito obrađuju nadzornici ili koordinatori održavanja kako bi informirali radnike na održavanju koje zadatke treba izvršiti.
Ako stanar u iznajmljenom stanu primijeti nešto što treba popraviti, obično će obavijestiti upravitelja stana da to popravi. Nakon obavijesti, leasing agent ili upravitelj će generirati obrazac radnog naloga. Obično se u obrascu navodi ime stanara, telefonski broj i adresa. Na obrascu će biti napisan i datum zaprimanja zahtjeva. Također će biti naveden kratak opis radova na popravcima ili održavanju koje je potrebno obaviti.
Obrasci radnog naloga održavanja mogu se urediti na različite načine. Neki radni nalozi su napisani kao dnevni red, s popisom zadataka koje treba izvršiti. Pored svakog pisanog zadatka može postojati polje za unos problema s kojima se radnik održavanja može susresti. Obrasci radnog naloga također mogu sadržavati prostor za dodatne komentare. Nalog za održavanje tada će potpisati osoba koja je obavila posao, a kopiju se može dati najmoprimcu, kao i upravitelju ili nadzorniku održavanja.
Svaki nalog održavanja ne uključuje popravke građevinskih konstrukcija. Za popravke ili preventivno održavanje opreme može se izraditi nalog za održavanje. Uredska oprema kao što su računala i faks uređaji često zahtijevaju održavanje od strane obučenih tehničara. Ako stroj ili dio opreme u školi, teretani ili bolnici treba popraviti ili rutinski servisirati, može se obraditi nalog za održavanje.
Stanari ili vlasnik zgrade obično ne generiraju radne naloge za preventivno održavanje. Polugodišnje procjene održavanja za strojeve i drugu opremu obično će biti dovršene prema planiranom vremenu i datumima. Po završetku, radnik može unijeti relevantne podatke u računalnu bazu podataka.
Povremeno, radni nalog održavanja može uključivati polje za zahtjeve za promjenu konfiguracije. To omogućuje radnicima na održavanju da navedu sve izmjene koje bi mogle biti potrebne, bilo na strukturi ili dijelu opreme. To može uključivati zamjenu ili na drugi način drastičnu promjenu, a ne samo servisiranje, nekog dijela opreme ili značajke zgrade.