Radni dopis je pravni dokument u kojem se nabrajaju specifičnosti bilo kojeg unutarnjeg posla koji se obavlja na poslovnom prostoru kako bi se on pripremio za korištenje od strane najmoprimca. Neki iznajmljivači daju komercijalni zakup kakav jest, a najmoprimac će morati izvršiti sva potrebna poboljšanja. Češće, stanodavac pristaje napraviti neke izmjene prostora kako bi on bio upotrebljiv, a radno pismo daje informacije o izmjenama o kojima se najmodavac i najmoprimac dogovore. U slučaju spora, dokument pokazuje što je svaka strana očekivala i što je trebala dobiti.
U radnom pismu najmodavac može navesti prirodu posla koji treba obaviti i može razgovarati o tome tko će planirati posao i izvesti ga kako bi se osiguralo da sve strane razumiju kako će posao napredovati. Radno pismo može sadržavati specifikacije kao što su zahtjevi za korištenje ekološki prihvatljivih materijala ili ispunjavanje specifičnih aspekata građevinskih propisa. Također se raspravlja o proračunu, troškovima i koja je strana odgovorna za koje troškove.
Ponekad je radno pismo dio ugovora o najmu. Djeluje kao prilog i pregovara se u isto vrijeme kao i ostatak ugovora o najmu. U drugim slučajevima to je zaseban pravni dokument. To se može dogoditi kada stanar zatraži izmjene u prostoru koji već zauzima, na primjer. Kao i drugi pravni dokumenti, on utvrđuje prava i odgovornosti te mora imati valjane potpise svih uključenih strana ili njihovih ovlaštenih predstavnika da bi bio valjan.
Moguće je koristiti softver za pravne dokumente za generiranje radnog pisma ili se osloniti na generičke predloške s već popunjenim osnovnim informacijama. Odvjetnik također može formulirati novo radno pismo kao odgovor na specifične potrebe projekta. Pregledat će sve podatke i izraditi novi dokument sa svim odgovarajućim klauzulama. To je preporučljivo kada je posao složen ili skup, ili kada je dogovor između stanodavca i najmoprimca uopće neobičan.
Sve strane trebaju pažljivo pregledati radno pismo prije potpisivanja. Ako postoje nedoumice u vezi sa sadržajem, važno ih je što prije iznijeti. Sve potrebne izmjene moraju se izvršiti prije potpisivanja. U situacijama kada se strane ne mogu dogovoriti, može pomoći dovođenje vanjske strane kao što je posrednik kako bi se utvrdilo je li moguće riješiti situaciju sporazumno.