Razdoblje naplate dužnika je vrijeme koje je potrebno kupcima tvrtke da prime fakturiranje za robu i pružene usluge, rasporede plaćanje za te fakture i na kraju ponude to plaćanje davatelju. Razdoblje naplate obično počinje na datum izdavanja računa i završava na datum knjiženja plaćanja za tu fakturu. Tvrtke će pratiti i razdoblje naplate dužnika za svakog pojedinog kupca i također povremeno snimati prosječno razdoblje koje se odnosi na cjelokupnu bazu kupaca. Na taj način moguće je identificirati kada razdoblje prolazi kroz neku vrstu povećanja i omogućiti poduzeću da poduzme odgovarajuće mjere za smanjenje razdoblja na prosjek koji je povoljniji.
Osnovna formula za izračun bilo koje vrste razdoblja naplate dužnika za bazu kupaca u cjelini počinje identificiranjem prosječnog broja dužnika relevantnog za razmatrano razdoblje. To se radi utvrđivanjem broja aktivnih dužnika na prvi dan razdoblja, kao i aktivnih dužnika na zadnji dan razdoblja. Te dvije brojke se zbrajaju, a zatim dijele s dva kako bi se dobio potreban prosjek.
Nakon što se utvrdi prosječan broj dužnika za razdoblje, utvrđuje se trajanje razdoblja koje se razmatra. Ovisno o razlogu izračuna, trajanje može biti puna kalendarska godina, tromjesečje ili čak tjedan dana. Množenjem prosječnog broja dužnika s trajanjem, izraženim brojem dana uključenih u razdoblje, dobit će se konačni rezultat. U nekim slučajevima može biti prikladno izračunati razdoblje naplate dužnika korištenjem 12 mjeseci umjesto 365 dana, ovisno o tome kako će se dobiveni podaci koristiti u analizi zastarjelosti računa u potraživanjima. Taj se broj zatim podijeli s ukupnim brojem ostvarenih prodaja tijekom razmatranog razdoblja kako bi se utvrdilo prosječno razdoblje naplate dužnika za taj određeni vremenski okvir.
U idealnom slučaju, cilj je postići kraće, a ne duže razdoblje naplate dužnika. Na primjer, ako izračun pokazuje da je prosječno razdoblje naplate dužnika 60 dana ili manje, to je pokazatelj zdravog prometa potraživanja koji vjerojatno osigurava pravičan iznos novčanog toka. S druge strane, ako je prosječno razdoblje naplate dulje od 90 dana, vlasnici i menadžeri tvrtki htjet će pomno pogledati trenutne politike i procedure, kao i identificirati specifične kupce koji bi mogli značajno doprinijeti dužem trajanju, uzrokujući potencijalne probleme s novčanim tokovima.