Registar imovine je računovodstveni alat koji se koristi za praćenje imovine pojedinca ili organizacije. Postoji nekoliko različitih stilova i varijanti, a registar će nužno izgledati drugačije ovisno o specifičnostima onoga što je snimljeno. Najosnovniji primjeri su nešto više od trupaca, a mogu se zabilježiti na papiru ili u bilježnicu. Sofisticiraniji registri pohranjuju se elektronički, često uz korištenje sofisticiranog softvera za praćenje koji može uzeti u obzir stvari kao što su fluktuacije vrijednosti tijekom vremena i predviđene porezne obveze. Najčešći tip registra vjerojatno je registar dugotrajne imovine (FAR), koji prati samo dugotrajnu imovinu. Alternativa je “trenutni” registar, koji prati tekućiniju imovinu poput gotovine koja redovito dolazi i izlazi.
Razumijevanje dugotrajne imovine
Dugotrajna imovina općenito se definira kao imovina koju nije lako pretvoriti u gotovinu. Zemljišta, zgrade, strojevi i vozila neki su od najčešćih primjera. Obično je uključeno i intelektualno vlasništvo; ovo se odnosi na imovinu koja nije materijalna, uključujući patente, autorska prava, žigove i goodwill. Dok bi trenutni registar sadržavao stavke kao što su zalihe, unaprijed plaćena imovina i gotovina u blagajni, samo imovina koja je standardni dio aktivnosti amortizacije organizacije uključena je u FAR.
Glavna svrha
Jedna od najvažnijih svrha registra imovine je pojednostaviti vođenje evidencije. Dokument postaje referenca za poslovne svrhe i za praćenje imovine, a može se koristiti i za potrebe amortizacije. Kada organizacije obračunavaju amortizaciju osnovnih sredstava, registar se ažurira. Nudi potpuni popis cjelokupne imovine na jednom mjestu, što računovođama pruža jednostavan način da pronađu informacije o imovini i njezinoj vrijednosti.
Registri su također od posebne pomoći kada tvrtka obračunava amortizaciju. Ovo je standardni dio računovodstva u kojem se dio vrijednosti svake imovine ispisuje na trošak za određeno razdoblje. Amortizacija se općenito obračunava godišnje za potrebe poreza i osiguranja. FAR sadrži naziv svake imovine i knjigovodstvenu vrijednost imovine. U računovodstvu, “knjigovodstvena vrijednost” imovine je izvorna vrijednost imovine umanjena za ukupni iznos amortizacije.
Praćenje imovine i inventar
Mnoge tvrtke koriste registre kao način praćenja imovine u više odjela i odjela. Organizacije povremeno vrše inventarizaciju kako bi provjerile postojanje sve imovine i zadržale glavni popis onoga što se i gdje drži. U idealnom slučaju, registar bi trebao sadržavati svu imovinu koju tvrtka posjeduje. U većini slučajeva zaposlenik povezuje svaku stavku u registru sa stvarnom imovinom u vlasništvu.
Korisnost za reviziju
Revizori također koriste ove registre kao dio standardnih revizijskih postupaka. U organizacijama je od vitalnog značaja da registar bude potpuno točan. Revizori provjeravaju postojanje imovine korištenjem nasumičnih metoda. Kada se to dogodi, revizor odabire sredstvo s popisa i fizički ga pregledava. Ovaj proces provjere koristi se kako bi se osiguralo da su računovodstvene knjige organizacije precizne.
Osnove stvaranja
Prilikom početne izrade registara, organizacije obično koriste sustavni pristup s imovinom navedenim po abecednom redu ili, možda, prema lokaciji. Koja god metoda bila odabrana, često je potreban sustav označavanja. To se sastoji od označavanja imovine brojevima koji se lako čitaju. Ti su brojevi također navedeni u registru kako bi se olakšalo određivanje fizičke lokacije imovine. Kada tvrtke posjeduju velik broj različite imovine, označavanje imovine je od vitalnog značaja u procesima provjere imovine.
Većina organizacija koristi softverski program posebno dizajniran za praćenje imovine. Softverski program pomaže organizirati popis imovine i jedinstveno je kreiran kako bi računovođama omogućio praćenje svake stavke i vrijednosti svake od njih. Druge organizacije prate vlasništvo putem programa za proračunske tablice ili predloška registra imovine.