Registracija dobavljača je proces prikupljanja ključnih informacija od vanjskih dobavljača robe i usluga i unosa tih informacija u sustav za upravljanje odnosom. Sustav registracije koji se koristi obično je elektronički ili temelji na internetu, ali se njime može upravljati putem papira. Registracija se koristi kao prag za odvajanje dobavljača koji su kvalificirani dobavljači i onih koji to nisu.
Poduzeća, institucije i vlade koriste vanjske dobavljače za opskrbu potrebnim dobrima i uslugama koje podržavaju poslovanje ili proizvodnju. Dobavljači su sastavna karika u lancu opskrbe i zahtijevaju upravljanje. Kao vanjska strana, dobavljač mora biti provjeren kako bi se utvrdile kvalifikacije i iskustvo prije nego što se može smatrati pouzdanim dobavljačem.
Svaki potencijalni klijent ima svoje operativne standarde koji pokreću proces kvalifikacije dobavljača. Neki klijenti mogu rukovati povjerljivim informacijama ili komunicirati s klijentima visokog profila. Drugi klijenti mogu imati posla s ranjivim populacijama koje zahtijevaju licenciranje ili provjeru prošlosti. Dobavljači moraju ispuniti standarde koje postavlja klijent ili klijentova industrija, a pridržavanje standarda često se mora upravljati tijekom odnosa.
Registracija je jedan od prvih koraka u upravljanju dobavljačima. Zahtijeva od svakog dobavljača koji želi pružiti robu ili usluge da dostavi standardnu listu informacija. Ove se informacije provjeravaju na potpunost i usklađenost sa zahtjevima te se unose u sustav. Sustav se tada stavlja na raspolaganje klijentovom osoblju za nabavu ili drugim zaposlenicima kako bi znali koji su dobavljači na odobrenom popisu za licitiranje za prilike.
Većina velikih institucija i državnih tijela koja koriste veliku količinu dobavljača imaju službeni sustav registracije. Ujedinjeni narodi i američka vlada, na primjer, imaju portale za registraciju dobavljača koji se temelje na internetu. Svatko tko želi isporučiti robu ili usluge tim subjektima mora se registrirati putem online sustava. Proces registracije omogućuje tim subjektima da upravljaju svojim odnosom s trećim stranama, posebno u pogledu komunikacije i usklađenosti.
Tipičan proces registracije dobavljača zahtijevat će podatke za kontakt dobavljača. U jednostavnom sustavu registracije, podaci za kontakt mogu biti sve što je potrebno. Složeniji sustavi koji imaju integriranu početnu provjeru u proces zahtijevat će dodatni doprinos. Takav sustav također će zahtijevati dokaze o kvalifikacijama dobavljača, uključujući prošlo iskustvo, obrazovanje, licenciranje i certifikate, te može tražiti da se dokaz priloži ili pošalje kao dodatna dokumentacija. Dobavljač će možda morati dati poslovne reference i elektronički potpisati razna jamstva.
Kao dodatnu prednost, neki sustavi za registraciju dobavljača također će omogućiti dobavljačima da naznače područja od funkcionalnog interesa. Neki veliki subjekti imaju mogućnosti dobavljača u širokom rasponu operativnih područja. Odabir napravljen tijekom registracije omogućuje klijentu da kategorizira dobavljača i također olakšava segmentiranu komunikaciju. Klijent može obavijestiti podskup dobavljača kada se pojave odgovarajuće prilike koje zadovoljavaju njihovo područje specijalnosti.