RFP nabava je proces izdavanja zahtjeva za ponudu (RFP) za dobivanje ponuda za nabavu dobara ili usluga. Proces nabave RFP-a naširoko se koristi na međunarodnoj razini kao odgovarajuće sredstvo za određene vrste nabave ili aktivnosti nabave. Iako se vrijednosti razlikuju ovisno o tvrtki, kupnjama ili ugovorima iznad određene vrijednosti u dolarima upravlja se putem RFP-a. Ovisno o industriji, RFP nabava se također koristi za: projekte visokog profila, projekte velike vrijednosti u dolarima, ugovore za košaricu roba ili usluga te za projekte u kojima može postojati sukob interesa.
U postupku RFP-a, klijent je odgovoran za izradu dokumenta sa svim potrebnim specifikacijama, detaljima i rokovima. Te se informacije zatim dostavljaju ili unaprijed provjerenom popisu potencijalnih dobavljača ili se objavljuju na otvorenoj mreži, tako da svi dobavljači imaju pristup zahtjevu. Dobavljači imaju određeni vremenski okvir u kojem će odgovoriti, zajedno s protokolom i postupcima oko dodjele ugovora.
Prema ugovornom pravu, postupak RFP-a prepoznat je kao poštena i pravedna metoda za prikupljanje odgovora dobavljača i dodjelu ugovora. Primarna osnova za ovu presudu temelji se na transparentnosti procesa. Kupci koji dodijele ugovore dobavljačima bez popratnih podataka temeljenih na postupku RFP-a mogu se tužiti na građanskom sudu. Na korisniku je da dostavi dokumentaciju i dokaz da je postupak dodjele bio pošten i pravičan. Nepružanje ovih pratećih informacija rezultirat će velikim kaznama koje se plaćaju neuspješnom dobavljaču.
Projekti visokog profila ili visoke vrijednosti imaju koristi od RFP procesa, jer potiče dobavljače da pruže najbolju moguću kombinaciju cijene, kvalitete i usluge. Proces donošenja odluka je lakši jer su kriteriji jasni, a svi dobavljači moraju dati iste podatke. Osim toga, ovaj proces upravlja interakcijom između prodajnog osoblja i klijenta, dopuštajući objema stranama da se usredotoče na ključne probleme i zahtjeve.
Ugovor o košarici robe prilično je složen. Ovaj pristup se obično koristi pri odabiru dobavljača za višenamjenske kupnje, a ne određene robe. Na primjer, ugovori o uredskom materijalu dodjeljuju se na temelju kombinacije cijene, isporuke i usluge. Kako bi se cijene ravnopravno usporedile, odgovor se temelji na specifičnoj košarici proizvoda. Ovaj fokus pruža alat potreban za sužavanje fokusa na mjerljivu vrijednost.
Do sukoba interesa može doći kada osoba odgovorna za nabavu ili grupa korisnika ima osobne veze s tvrtkama koje pružaju ovu uslugu ili proizvod. Korištenje RFP nabave omogućuje tvrtki da zamaskira imena ispitanika, doda različite ljude u ocjenjivački odbor ili koristi drugo osoblje za donošenje odluke. Ovo je izvrstan način da izbjegnete skupe sudske sporove.