Računalna baza podataka je digitalni datotečni sustav koji održava kritične informacije za tvrtku. Rječnik podataka je detaljna mapa podataka svakog elementa i tablice datoteka unutar baze podataka. Ova se karta smatra katalogom podataka koji uključuje naziv svake tablice, naziv polja, tip polja i opći opis svih elemenata unutar baze podataka.
Rječnik podataka jedan je od najkritičnijih dokumenata za računalne aplikacije. Pruža opći opis sadržaja podataka unutar baze podataka. Također definira pravila formata, ograničenja i pravila za integritet podataka. Bez ovog rječnika, buduće izmjene aplikacije mogle bi postati nemoguće.
Mnoge naslijeđene softverske aplikacije imaju arhaični dizajn baze podataka. To je zbog fizičkih ograničenja baza podataka dizajniranih prije mnogo desetljeća. Zbog ograničenja veličine imena polja, mnoga imena su skraćena i nisu baš intuitivna. Rječnik podataka je neophodan za upravljanje naslijeđenim bazama podataka.
Nažalost, ne postoji formalni proces revizije za dizajn baze podataka. Obično je odgovornost razvojnog tima za implementaciju najboljih praksi prilikom izrade baze podataka. Mnogi programeri početnici mogu definirati nazive stupaca s generičkim opisima. Ova generička konvencija o imenovanju iznimno je neintuitivna i loša praksa, što može dovesti do baze podataka kojom se ne može upravljati.
Rječnik podataka može pomoći u neintuitivnom dizajnu baze podataka. Ovaj će rječnik detaljno definirati naziv svakog polja i metapodatke, s opisom načina na koji se podaci koriste. Posjedovanje ovog rječnika može pomoći budućim programerima da odrede kako najbolje modificirati sustav za buduća poboljšanja.
Baza podataka se sastoji od tablica i naziva polja. Tablica je datoteka koja sadrži informacije o određenoj vrsti podataka. Primjer stola može biti stol za osobe. Tablica osoba imala bi nazive polja koja uključuju ime, prezime i srednje ime. Rječnik podataka je dokument koji definira pojedinosti o svakom polju unutar tablica baze podataka.
Rječnik podataka sličan je kataloškom sustavu unutar knjižnice. Svaka tablica je dokument kao posebna jedinica s detaljnom definicijom naziva polja unutar tablice. Definicija treba uključivati veličinu, vrstu i očekivane vrijednosti polja. Također bi trebao definirati sve odnose koje tablica može imati s drugim elementima podataka unutar baze podataka.
Obavezno polje je element podataka koji se uvijek mora popuniti prije nego što aplikacija omogući spremanje podataka u datotečni sustav. Ne smatraju se svi elementi podataka obaveznim poljima. Rječnik podataka također treba dokumentirati koja su polja obavezna. To pomaže budućem razvojnom timu da razumije pravila ugrađena u bazu podataka.