Sastanak u gradskoj vijećnici je neformalni javni sastanak koji članovima zajednice daje priliku da se okupe kako bi razgovarali o novonastalim pitanjima i izrazili zabrinutost i preferencije za svoju zajednicu. Tipičnom sastanku prisustvuju i građani i dužnosnici, dajući svima priliku da u opuštenom okruženju osobno razgovaraju o stvarima koje su mu važne. Tipično, organizacija i vodstvo su minimalni, potičući ljude da riješe svoje nesuglasice sporazumno i uz pomoć prijatelja.
Koncept sastanka u gradskoj vijećnici posuđen je iz tradicionalnog stila gradskih sastanaka koji se koristio u Novoj Engleskoj. U ovom stilu, građani grada se okupljaju kako bi odlučili o pitanjima važnim za zajednicu, poput proračuna, kupnje nove opreme za hitne službe i tako dalje. Svi prisutni članovi mogu glasovati, a mogu raspravljati i o pitanjima izravno s izabranim dužnosnicima. Sustav gradskih sastanaka i dalje se koristi u mnogim malim gradovima Nove Engleske, a građani također glasaju na regionalnim, državnim i nacionalnim izborima.
Mnogi političari iskoristili su sastanak u gradskoj vijećnici kao izvrsnu taktiku odnosa s javnošću. Organiziranjem takvog sastanka uz obilazak panja, političar može pokazati da mu je stvarno stalo do problema s kojima se birači susreću, a političar također ima priliku izravno upoznati ljude. Za osobne političare, ovo može biti izvrstan način da pridobiju glasove i sljedbenike, jer su ljudi često impresionirani političarima koje osobno upoznaju, posebno kandidatima za glavne dužnosti.
Struktura sastanka je obično vrlo labava. Obično dužnosnici sjede naprijed, okrenuti prema skupini, a grupa sjedi u redovima. Kada se sastanak otvori, ljudi u grupi mogu postavljati pitanja ili postavljati pitanja, a dužnosnici i drugi članovi grupe mogu odgovarati. Kada se pojave žestoki problemi, atmosfera može postati manje uređena, ali obično su članovi grupe sposobni jedni druge nadzirati kako bi osigurali da se svi čuju.
Sudjelovanje na sastanku u gradskoj vijećnici može biti izvrsno iskustvo. Ljudi svih dobi i podrijetla pojavljuju se na takvim sastancima, iznoseći vlastite perspektive i probleme na stol. Posebno za ljude koji su novi u zajednici, ovo može biti izvrstan način da saznaju o problemima s kojima se zajednica suočava, kao i da steknu predodžbu o tome tko ima najveću moć i utjecaj u zajednici.