Skup zapisa je struktura koja se koristi u bazi podataka za sadržavanje grupe zapisa. Ti zapisi mogu biti sadržaj pojedinačne tablice ili rezultat upita. Bez mogućnosti generiranja i prikaza skupa zapisa, baza podataka ne bi bila ništa drugo do spremište koje sadrži – ali ne proizvodi – podatke.
Skup zapisa je prazna tablica koja je u potpunosti prilagodljiva, s beskonačnim redovima i beskonačnim stupcima. Kada krajnji korisnik zatraži informacije iz baze podataka, baza podataka prikuplja željene informacije, ubacujući ih u skup zapisa. Nakon toga, računalo rastavlja skup zapisa na vraćeni broj vrijednosti, na broj rezultata koje je proizveo upit. Zatim na zaslonu prikazuje podatke o skupu zapisa, dopuštajući krajnjem korisniku pristup traženim podacima.
Skupovi zapisa uključuju sve informacije koje baza podataka računala vraća, bez obzira koliko male, velike, prilagođene ili neprecizne. Ako krajnji korisnik zatraži sve informacije iz baze podataka o zaposlenicima, taj će rezultat doći u obliku skupa zapisa. Isto tako, ako krajnji korisnik zatraži nešto ograničeno, kao što su datumi rođenja svih zaposlenika po imenu Ted, te informacije će također doći u zapisima. U tom smislu, skup zapisa nije ništa drugo nego generički izraz koji se koristi za označavanje rezultata određenog pretraživanja.
Jednom generirani, skupovi zapisa odnose se samo na jedan pojedinačni zapis unutar baze podataka kao “trenutni zapis”. To znači da nakon što prikupi svoje podatke, skupovi zapisa naizgled ignoriraju ostatak baze podataka. Oni postoje sami kao zasebni entiteti u kojima se nalaze željene informacije, dok ostali zapisi i datoteke baze podataka ostaju netaknuti i netaknuti. Kao rezultat toga, izmjena informacija pohranjenih u skupovima zapisa neće utjecati na odgovarajuće informacije sadržane u stvarnim tablicama baze podataka.