Grupa za nabavu je tim pojedinaca unutar organizacije ili tvrtke koji imaju ovlasti i odgovornost za nabavu ili dobivanje određenog proizvoda ili serije proizvoda. Grupa za nabavu može se sastojati od pojedinaca iz različitih odjela unutar organizacije, tako da svaki pojedinac može predstavljati potrebe osoblja unutar tog odjela i može pomoći u procesu donošenja odluka. Skupina također može uključivati one s proračunskim ovlastima i one koji su stručnjaci za vrstu materijala koji se nabavlja. Na primjer, ako se kupuju nova računala, predstavnik odjela koji koristi računala može raditi s odjelom informacijske tehnologije tvrtke kao dio grupe za nabavu.
Odgovornost grupe može započeti identificiranjem potrebe koja se mora zadovoljiti. Na primjer, neke će skupine procijeniti računalno stanje u poduzeću kako bi utvrdile treba li se i kada kupiti nova računala. U drugim slučajevima, međutim, skupina za nabavu se ne okuplja sve dok se već ne utvrdi potražnja, a grupa jednostavno ima zadatak odabrati odgovarajuće proizvode koji će zadovoljiti potrebe tvrtke.
Grupa za nabavu zatim provodi istraživanje kako bi utvrdila koji će proizvod najbolje zadovoljiti potrebe tvrtke. To može uključivati kontakt s ljudima iz prodaje, kao i prisustvovanje sajmovima ili uzorkovanje proizvoda kako bi se utvrdilo jesu li ti proizvodi učinkoviti ili ne. To također može uključivati osobno i online istraživanje u vezi s cijenama, korisničkim uslugama, kvalitetom proizvoda i drugim varijablama koje utječu na to bi li određeni proizvod bio dobra kupnja ili ne.
Grupa može imati određeni proračun unutar kojeg mora raditi. Grupa će to morati uzeti u obzir, kao i druge parametre koje su postavili nadležni unutar tvrtke. Zatim će morati donijeti odluku ili preporuku na temelju istraživanja koje je proveo te proračuna i ograničenja koja su mu nametnuta.
Grupe za nabavu mogu biti odgovorne za stvarno obavljanje kupnje i/ili za osiguranje ugovora o kupnji s proizvođačem ili dobavljačem po svom izboru. Oni također mogu dati preporuke za ono što bi trebalo nabaviti ili kupiti, a drugi odjel ili odjel može tada izvršiti konačnu stvarnu kupnju. Neke skupine za nabavu imaju konačnu ovlast, dok se druge moraju konzultirati s višom izvršnom vlasti ili pojedincem unutar tvrtke prije nego što mogu izvršiti kupnju ili ugovor o prodaji robe.