Službenik medicinske dokumentacije je onaj koji radi u liječničkoj ordinaciji, bolnici ili uredu za naplatu medicinske dokumentacije i odgovoran je za vođenje kartona pacijenata. Ovaj se posao općenito smatra početnim mjestom, a službenik medicinske dokumentacije obično mora imati samo srednju školsku diplomu ili ekvivalent. Ovisno o veličini ureda, službenik za evidenciju može također trebati pružiti korisničku uslugu pacijentima.
Na dnevnoj bazi, službenik medicinske dokumentacije može biti odgovoran za provjeru da vidi koji pacijenti imaju termine na taj dan, i izvlačenje kopija njihovih zapisa ili karata iz sustava arhiviranja kako bi ih liječnici i medicinsko osoblje mogli koristiti tijekom dana. Neki uredi čuvaju dvostruke kopije medicinske dokumentacije, jednu tiskanu i jednu na računalu. Službenik za evidenciju možda će morati prepisati medicinsku dokumentaciju u digitalni oblik i ažurirati ih prema potrebi kako se kartoni pacijenata mijenjaju. Osim toga, službenik medicinske dokumentacije može biti prva osoba s kojom se pacijent susreće pri ulasku u ordinaciju, a službenik može biti odgovoran za početnu izradu grafikona i prikupljanje osnovnih podataka od pacijenta kao što su adresa, telefonski broj i podaci za kontakt za hitne slučajeve. .
U manjem uredu, službenik medicinske dokumentacije će možda morati odgovoriti na telefone i pomoći pacijentima u zakazivanju termina. Neki bi također mogli odgovoriti na pitanja u vezi s naplatom. Velik dio posla referenta medicinske dokumentacije uključuje i izradu kopija kartona, te njihovo prosljeđivanje na odgovarajuća mjesta. Na primjer, osiguravajuća društva, bolnice, druge liječničke ordinacije ili sami pacijenti mogu zatražiti kopije, koje se moraju izraditi brzo i točno. Službenik evidencije često je odgovoran za potpisivanje zapisa i njihovo praćenje jer je privatnost pacijenata ozbiljna stvar.
Službenik medicinske dokumentacije možda će morati naučiti kodove za naplatu za osiguravajuća društva i pomoći izdavateljima računa pri pripremi obrazaca osiguranja. Službenik evidencije također može unijeti rezultate laboratorija pacijenata u evidenciju, kao i uključiti sve druge potrebne obrasce koji mogu biti potrebni, kao što su grafikoni rasta ili liste alergija. Dužnosti se mogu razlikovati prema potrebi, a važno je da svatko tko želi postati zapisničar bude organiziran, učinkovit i orijentiran na detalje kako bi se osiguralo da evidencija ostane točna. Da biste postali službenik medicinske dokumentacije, možda će biti potrebno neko vrijeme raditi u liječničkoj ordinaciji ili drugoj medicinskoj ustanovi kako biste stekli iskustvo i upoznali se s praksom. Većina zapisničara radi normalno, puno radno vrijeme, a mnogi poslodavci također će ponuditi beneficije.